Optimaliseer het inhuurproces van jouw flexibele schil in 4 stappen
Optimaliseer het inhuurproces van jouw schil in 4 stappen
Het optimaliseren van het inhuurproces voor een flexibele schil is van groot belang voor bedrijven die regelmatig gebruikmaken van externe arbeidskrachten. Het proces kan vaak complex en tijdrovend zijn en kan leiden tot inefficiënties en hoge kosten als het niet goed georganiseerd is. In dit artikel bespreken we enkele tips en best practices voor het optimaliseren van het inhuurproces voor een flexibele schil.
Wat is een flexibele schil?
Allereerst belangrijk om te weten wat we bedoelen met de term “flexibele schil”. De term verwijst naar een groep tijdelijke of externe arbeidskrachten die een organisatie kan inzetten om te voldoen aan veranderende operationele behoeften. Deze arbeidskrachten zijn niet in vaste dienst bij de organisatie, maar worden meestal ingehuurd via tijdelijke arbeidscontracten, uitzendbureaus, detacheringsbureaus of freelance contracten.
De flexibele schil is bedoeld om de organisatie te helpen bij het opvangen van pieken in de vraag naar arbeidskrachten, om te reageren op veranderingen in de markt of om tijdelijke projecten uit te voeren. Het stelt organisaties in staat om snel te reageren op veranderende behoeften, zonder de verplichting om extra fulltime medewerkers in dienst te nemen en te onderhouden.
Hoe optimaliseer je het inhuurproces van jouw flexibele schil?
- Centraliseer het inhuurproces
Een van de belangrijkste stappen in het optimaliseren van het inhuurproces voor een flexibele schil is het centraliseren van het proces. Dit betekent dat alle aanvragen voor externe arbeidskrachten via één centraal punt worden gedaan. Dit kan worden bereikt door het instellen van een centraal inhuurteam of een inkoopafdeling die verantwoordelijk is voor het hele inhuurproces. Door dit te doen, kan het proces beter worden gestroomlijnd en kunnen onnodige stappen en tussenpersonen worden geëlimineerd, waardoor de doorlooptijd wordt verkort.
- Gebruik een MSP of VMS
Een andere manier om het inhuurproces te optimaliseren is door gebruik te maken van een Managed Service Provider (MSP) of een Vendor Management System (VMS). Een MSP is een externe organisatie die verantwoordelijk is voor het hele inhuurproces, inclusief sourcing, screening, selectie, contractering, onboarding en facturering van externe arbeidskrachten. Een VMS is een softwareplatform dat het inhuurproces stroomlijnt en automatiseert. Het biedt inzicht in de beschikbaarheid van externe arbeidskrachten, stelt rapportages op en maakt het mogelijk om snel te reageren op veranderende behoeften van de organisatie.
- Werk samen met betrouwbare partners
Het werken met betrouwbare partners is essentieel voor het optimaliseren van het inhuurproces. Dit betekent dat je alleen samenwerkt met leveranciers die betrouwbaar zijn en voldoen aan je kwaliteits- en prestatiecriteria. Het is belangrijk om een goed contract te hebben waarin duidelijke afspraken worden gemaakt over tarieven, leveringsvoorwaarden, facturering en kwaliteitsborging. Door nauw samen te werken met betrouwbare partners, kunt u de kwaliteit van de geleverde diensten verbeteren, de doorlooptijd verkorten en de kosten beheersen.
- Standaardiseer je processen
Een ander belangrijk aspect van het optimaliseren van het inhuurproces is het standaardiseren van je processen. Dit betekent dat je een set standaardprocedures implementeert die van toepassing zijn op alle externe arbeidskrachten die je inhuurt. Dit omvat onder meer het opstellen van een standaardaanvraagformulier, het definiëren van kwalificatiecriteria, het vaststellen van een standaardcontract en het definiëren van het onboardingproces. Door je processen te standaardiseren, kun je de efficiëntie verhogen.
Wil je weten hoe Striive je kan helpen bij het optimaliseren van je inhuurproces? Neem contact op met Sven via sven@striive.com of bel naar+31 (0)880-182 600.
Waar moet je rekening mee houden bij freelancers inhuren?
Waar moet je rekening mee houden bij freelancers inhuren?
Als werkgever kan het een grote hulp zijn bij het aanpakken van tijdelijke drukte of het realiseren van specifieke projecten om externe medewerkers of freelancers in te huren. Freelancers zijn vaak flexibel en snel beschikbaar en kunnen een waardevolle aanvulling zijn op je team. Maar freelancers inhuren brengt ook een aantal compliance-risico’s met zich mee. In dit artikel bespreken we waar je rekening mee moet houden bij het werken met freelancers.
Belangrijke verschillen tussen een werknemer of freelancer inhuren.
Ten eerste is het belangrijk om te weten dat een freelancer geen werknemer is, maar een zelfstandig ondernemer. Dit betekent dat er geen arbeidsovereenkomst tussen jou als werkgever en de freelancer bestaat. Hierdoor heeft de freelancer geen recht op verlof, ziekteverlof, een vast aantal vakantiedagen of pensioen. Dit betekent echter niet dat je als werkgever geen verantwoordelijkheden hebt. Zo moet je ervoor zorgen dat de werkomstandigheden veilig zijn en wil je controleren of je freelancer wel de juiste vergunningen en verzekeringen heeft. Daarnaast heb je ook te maken met goed opdrachtgeverschap. Het uitvoeren van een freelance opdracht is meestal zo rond de 6 maanden.
Wet- en regelgeving
Het is belangrijk om rekening te houden met de wet- en regelgeving rondom de arbeidsomstandigheden. Je voorkomt hiermee compliance risico’s en boetes. Zo moet je ervoor zorgen dat de werkzaamheden van de freelancer voldoen aan de eisen van de Arbo-wetgeving. Ook een zelfstandige moet namelijk net als een werknemer veilig kunnen werken. Op deze manier voorkom je dat er sprake is van oneerlijke concurrentie. Daarnaast heb je natuurlijk de wet DBA en AVG waar je rekening mee moet houden. Voor meer informatie over compliance lees ons artikel: compliant werken in 2023.
Naast verschil in wet- en regelgeving zijn er bij het inhuren van een freelancer zaken die je wilt controleren voor aanvang van de opdracht. Een zelfstandige is zelf verantwoordelijk voor het afdragen van belastingen en het regelen van sociale verzekeringen. Als werkgever wil je daarom voordat de zelfstandige bij je start een ondernemerscheck uitvoeren. Op die manier weet je zeker dat de freelancer waar je mee werkt zijn zaken op orde heeft. Hierdoor voorkom je dat je in de problemen komt met de Belastingdienst. Striive voert voor de start van iedere opdracht een ondernemerscheck uit. We controleren hierbij ID documenten, KVK uittreksels maar kunnen hier verder in gaan bij vraag van de opdrachtgever. Denk hierbij aan controle van verzekeringen, VOG en opleidingen om te voldoen aan goed opdrachtgeverschap.
Meerdere opdrachtgevers
Tot slot is het belangrijk om te weten dat een freelancer ook voor andere opdrachtgevers werkt. Hierdoor kan het voorkomen dat de freelancer een andere opdracht aanneemt die tegelijkertijd met jouw opdracht plaatsvindt. Hierdoor is het belangrijk bij het inhuren van freelancers om vooraf afspraken te maken over werktijden. Zo zul je niet voor verrassingen komen te staan.
Profiteer van alle voordelen van de Professionals services
Profiteer van alle voordelen van de Professionals services
Een goede zzp’er heeft zijn zaken op orde. Dat zeg je vast als jaren tegen jezelf. Terwijl jij je verzekeringen, juridische zaken en/of het innen van facturen misschien nog helemaal niet strak geregeld hebt. Met Striive regel je het vandaag nog! Profiteer van alle voordelen, ook als je niet via ons platform werkt.
Snelle betaling van facturen via ENTRPNR
Niet meer afhankelijk zijn van de betaaltermijn en het betaalgedrag van jouw opdrachtgever? Heerlijk toch. Met Premium van Striive worden jouw facturen 8 dagen na ontvangst uitbetaald. En handig: je ziet altijd online de status van jouw factuur. Nog sneller betaald krijgen? Excellent = 2 dagen.
Uitgebreid verzekerd via Alicia
Zorgeloos zelfstandig zijn, is weten dat risico’s goed zijn afgedekt. Met Premium ben je zeer uitgebreid verzekerd voor:
- Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering: Beschermt jou als je aansprakelijk bent voor schade aan spullen van een ander of voor iemands letsel.
- Beroepsaansprakelijkheidsverzekering: Zorgt ervoor dat je er niet alleen voor staat als een opdrachtgever schade lijdt door jouw beroepsfout.
- Cyber-verzekering: Biedt hulp als jij als professional of jouw IT-omgeving het slachtoffer wordt van cybercriminaliteit, hacking, data diefstal en meer.
- Ongevallenverzekering: Verzacht de financiële klap als jij blijvend invalide raakt of overlijdt door een ongeval. 24 uur per dag en wereldwijd actief, ook buiten werk.
- Zakelijke reizen (alleen met Excellent): Staat jou bij als er iets misgaat terwijl je voor werk op reis bent, in buitenland of Nederland.
- Arbeidsongeschiktheid (alleen met Excellent): Dankzij de Select iCommunity Crowdsurance krijg je bij tijdelijke arbeidsongeschiktheid tot 2 jaar lang een maandelijkse uitkering en arbo-dienstverlening.
Tools voor learning & development
Word elke dag een beetje slimmer met onze learning & development tools.
- Onbeperkt online leren: volg gratis online trainingen, virtuele labs en kennissessies. En test jouw kennis door proefexamens te maken. Alles in onze Select Academy.
- Korting op opleidingen: klassikaal of online, voor soft of hard skills. Je vindt het allemaal in Select Academy, met korting ingekocht bij de beste opleiders.
- Kies je voor Excellent, dan staat er 4 uur per jaar een ervaren jobcoach voor je klaar om te sparren over jouw carrièrepad en gewenste persoonlijke ontwikkeling.
Persoonlijk contact & advies
In deze tijd van steeds meer online contact, is de persoonlijke touch essentieel. Er staat een relatiemanager voor jou klaar voor het beantwoorden van al jouw vragen, maar ook voor advies over bijvoorbeeld jouw cv, welk tarief slim is om aan te bieden op een freelance opdracht en andere tips om jezelf goed te verkopen.
Je kunt ook kosteloos bellen met de Juridisch Adviesdesk van DAS over al jouw juridische vragen en kwesties. En met de Documenten Selfservice heb je in een handomdraai jouw juridische documenten klaar. Deze diensten worden verzorgd door onze partner Alicia.
Waarom onze services?
- In één keer alle praktische zaken afgevinkt die je als zzp’er geregeld wil hebben.
- Onze services bestaan uit een zorgvuldige selectie producten, aangeboden door de beste partners.
- Je betaalt per gewerkt uur, dus: alleen kosten als je inkomsten hebt.
Regel alles vandaag nog!
Als zzp’er heb je genoeg te doen. Leuke klussen, maar ook minder leuke klussen. En wat minder leuk is, stellen we graag uit. Zo blijven die klussen als facturen innen, verzekeringen regelen of andere randzaken allemaal op je to-do-list staan. Ondertussen heb jij als zzp’er dat terugkerende, zeurende stemmetje in je hoofd dat je het toch écht moet gaan regelen. Met Striive bieden we de oplossing om jouw inner voice de mond te snoeren. Want met Striive regel je al je zaken met speels gemak vandaag nog.
Wet DBA - De 3 sporen van het kabinet toegelicht
Wet DBA - De 3 sporen van het kabinet toegelicht
Als je werkt met freelancers is de wet DBA (Deregulering beoordeling arbeidsrelaties) een belangrijke om in de gaten te houden. Op vrijdag 16 december 2022 is een uitgebreide Kamerbrief naar de Tweede Kamer gestuurd. Hierin geeft minister Karien van Gennip (Sociale Zaken en Werkgelegenheid) op basis van drie sporen de wensen aan van het kabinet voor regels rondom de arbeidsmarkt en het zzp-dossier voor de komende periode. In dit artikel nemen we je mee in die drie sporen.
Wat is de wet DBA?
Laten we eerst even terug gaan naar de basis. Wat is de wet DBA precies? Wet DBA staat voor wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties en in 2016 heeft de wet de VAR (verklaring arbeidsrelatie) vervangen. De wet DBA is in het leven gebracht omdat deze het aan de ene kant makkelijker zou maken om schijnzelfstandigheid tegen te gaan. En aan de andere kant de wildgroei aan zelfstandigen zou tegengaan die “oneerlijk concurreren” met vast personeel. De wet bevat geen nieuwe criteria, maar wat wel is veranderd is dat alle partijen in de keten nu verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor een schijnconstructie.
De drie sporen van het kabinet.
- Het creëren van een gelijker speelveld tussen werknemers en zelfstandigen op het gebied van de fiscaliteit en sociale zekerheid.
Eén van de maatregelen om een gelijk speelveld te creëren tussen werknemers en zelfstandigen is het versneld afbouwen van de zelfstandigenaftrek. Deze gaat van €6.310,- in 2022 naar €610,- in 2027. Daarnaast stelt de minister voor om de fiscale oudedagsreserve (FOR) uit te faseren. De fiscale reservering blijkt niet de zekerheid te bieden dat er daadwerkelijk genoten kan worden van de oudedagsvoorziening, aangezien in ongeveer de helft van de gevallen de oudedagsreserve niet wordt aangewend voor een oudedagsvoorziening. Als het aan het kabinet ligt komt er ook een verplichte arbeidsongeschiktheidsverzekering voor zelfstandigen. In het eerste kwartaal van 2023 komt hierover meer informatie.
- Meer duidelijkheid over de beoordeling van de arbeidsrelaties
De verduidelijking van de beoordeling zou ervoor moeten zorgen dat het simpeler wordt om bij de start van een opdracht de juiste juridische vorm te kiezen. Kortom, kan een bepaalde opdracht uitgevoerd worden door een zelfstandige, of is er toch sprake van een arbeidsovereenkomst? De verduidelijking zal zitten in het klassieke element, zoals het geven van instructies en het houden van toezicht. Daarnaast is het ook belangrijk om vooraf te toetsen of het werk organisatorisch ingebed is in een organisatie. Organisatorische inbedding zal nadrukkelijker meegenomen worden bij het beoordelen van de arbeidsrelatie. Een laatste belangrijke pijler is het zelfstandig ondernemerschap de werkende. De verschillende onderdelen en de verhouding die ze met elkaar hebben wordt in de komende periode dus onder de loep genomen en dit moet resulteren in een duidelijker onderscheid tussen werknemers en zelfstandigen.
- Het versterken en verbeteren van de handhaving
Uiterlijk op 1 januari 2025 wil het kabinet het handhavingsmoratorium opheffen. Oftewel, vanaf 1 januari 2025 moet er ook daadwerkelijk gehandhaafd gaan worden op de wet DBA. Het uitgangspunt van de Belastingdienst is hierbij de burgers en bedrijven zoveel mogelijk zelf verantwoordelijk te laten zijn voor het naleven van de regels. Om het moratorium in 2025 op te kunnen heffen zal er meer duidelijkheid moeten komen over de vraag wanneer een zelfstandige ingehuurd mag worden en wordt verkend of het mogelijk is om branche gericht te gaan werken en handhaven.
De komende maanden worden de plannen verder uitgewerkt. Er wordt in het eerste kwartaal van 2023 een debat gepland over deze Kamerbrief. Vervolgens zal een conceptwetsvoorstel gepresenteerd worden. Experts en marktpartijen kunnen via een internetconsultatie reageren op het wetsvoorstel. Wil je op de hoogte blijven van wijzigingen rondom de wet DBA en andere wetten en regels? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief.
Compliant inhuren in 2023
Compliant inhuren in 2023
Als organisatie wil je geen risico’s lopen. Logisch. Om compliant in te huren is het daarom belangrijk dat je op de hoogte bent van veranderingen in wet- en regelgeving. Waar dien je nog meer rekening mee te houden om in 2023 compliant in te (blijven) huren? Dat lees je in dit artikel.
Wat is compliant inhuren?
Wat wordt er precies bedoelt met compliant inhuren? Heel simpel, compliant werken is het naleven van relevante wet- en regelgeving en werken volgens eigen opgestelde normen en regels. Het is bij compliant werken dus belangrijk dat je niet alleen weet wat de regels zijn, maar ook dat deze daadwerkelijk in je organisatie worden nageleefd.
Compliant werken met freelancers.
Wet- en regelgeving veranderen continue en communicatie hierover kan best ingewikkeld zijn. Welke zijn van toepassing voor jouw organisatie en daarmee belangrijk om rekening mee houden?
Wet DBA
Als je werkt met freelancers is de wet DBA (Deregulering beoordeling arbeidsrelaties) een belangrijke om in de gaten te houden. Op vrijdag 16 december 2022 is een uitgebreide kamerbrief verzonden vanuit het kabinet. Hierin geeft minister Karien van Gennip van SZW op basis van drie pijlers de wensen aan richting kabinet voor regels rondom de arbeidsmarkt voor de komende periode. Klik hier om meer te lezen over de wijzigingen in de wet DBA.
Verstandig is het om een ondernemerscheck af te nemen voor de start van een opdracht. Dit kan helpen te bepalen of de freelancer inderdaad werkt als zelfstandige. Je controleert hierbij of een zelfstandige zich houdt aan verschillende verplichtingen waar hij als zelfstandige aan moet voldoen. Zoals het betalen van belastingen en sociale premies.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Naast de wet DBA is de AVG een belangrijke wet om rekening mee te houden. Als organisatie heb je daardoor verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent dat je geen persoonsgegevens mag uitwisselen zonder toestemming van de betreffende persoon. Daarnaast moet iemand invloed kunnen hebben over registratie en bewaren van gegevens.
Modelovereenkomsten
Als je werkt met zelfstandigen is het zaak om in een overeenkomst goed vast te leggen wat de verwachtingen zijn. Dit kun je doen in een modelovereenkomst. Onderdelen die hierin worden opgenomen zijn:
- Een duidelijke
Een projectomschrijving is nodig als je een freelancer wilt inhuren, omdat dit helpt om duidelijk te maken wat je precies van de freelancer verwacht. Dit kan zorgen voor een beter begrip van de opdracht, wat kan leiden tot betere resultaten en een efficiënter werkproces. Een projectomschrijving kan ook helpen om de freelancer te laten weten hoelang het project ongeveer zal duren, wat het budget is en wat de verwachte leverdatum is. Zo heeft de freelancer een realistisch beeld van het werk en zo zorg je dat er geen miscommunicatie ontstaat over de verwachtingen.
- Aansprakelijkheid
Je bepaalt vooraf wie aansprakelijk is als er iets misgaat tijdens het uitvoeren van het werk. Als de freelancer bijvoorbeeld fouten maakt die leiden tot financiële schade voor het bedrijf, is het belangrijk om te weten wie hiervoor aansprakelijk is. In sommige gevallen kan de freelancer aansprakelijk zijn voor de schade, terwijl in andere gevallen het bedrijf zelf aansprakelijk kan zijn. Daarom maak je vooraf duidelijke afspraken, zodat je weet wat je kunt verwachten als er iets misgaat.
- Intellectueel eigendom
Dit bepaalt wie het recht heeft om bepaalde producten of diensten te gebruiken, te verkopen of te exploiteren. Bijvoorbeeld: als je een freelancer inhuurt om een website te ontwikkelen, is het belangrijk om te bespreken wie het recht heeft om de website te gebruiken en te exploiteren. Daarnaast moet je afstemmen wie het recht heeft om eventuele aanpassingen of verbeteringen aan het werk te maken en wie het recht heeft om eventuele inkomsten te ontvangen die voortvloeien uit het gebruik of de exploitatie van het werk. Bovendien kan het bespreken van intellectueel eigendom ook helpen om eventuele conflicten of misverstanden te voorkomen. Door duidelijke afspraken te maken over wie het recht heeft op welke aspecten van het werk, kan er voorkomen worden dat er later problemen of conflicten ontstaan.
Bij Striive staat compliant werken voorop. Je opdracht ingevuld via ons? Wij zorgen altijd voor een ondernemers check voor aanvang van de opdracht. Om de opdracht goed vast te leggen werken wij met modelovereenkomsten die zijn goedgekeurd door de belastingdienst. Bovenstaande onderdelen worden daar standaard in opgenomen. En natuurlijk zijn wij altijd op de hoogte van de laatste wet- en regelgeving.
Heb je na het lezen van bovenstaande tips nog vragen over hoe jij met jouw organisatie compliant kunt (blijven) inhuren? Neem dan contact op met Sven.