Wat is pay when paid en waarom wordt het gebruikt?

Wat is pay when paid en waarom wordt het gebruikt?

Wat is pay when paid en waarom wordt het gebruikt? Pay when paid klinkt simpel; “Ik betaal jou zodra ik zelf ben betaald.” Toch schuilt er een hele wereld achter. In dit artikel ontdek je wat een pay-when-paid-clausule precies inhoudt, waar je ze tegenkomt, welke risico’s en voordelen eraan kleven en hoe je jezelf juridisch én zakelijk kunt beschermen. Aan het einde begrijp je niet alleen de afspraak, maar vooral de logica erachter, én of het voor jouw bedrijf een slimme zet is.

De basis van pay when paid

Bij een traditionele betalingstermijn spreek je af dat de factuur binnen bijvoorbeeld dertig dagen wordt voldaan, ongeacht wat er verder in de keten gebeurt. Pay when paid gooit die volgorde om. De hoofdaannemer of intermediair betaalt de onderaannemer, leverancier of freelancer pas nadat de eindklant heeft afgerekend. Met andere woorden, jij krijgt pas betaald zodra de bovenliggende schakel betaald krijgt.

In de praktijk zie je dit vooral in sectoren met lange ketens en onvoorspelbare geldstromen. Denk aan bouwprojecten, evenementenproducties, IT-outsourcing of grote marketingcampagnes waarbij bureaus meerdere lagen onder zich hebben. De hoofdaannemer wil zijn cashflow beschermen door de betaalverplichting te koppelen aan het moment dat het geld binnenkomt.

Contractueel vastleggen

Een pay-when-paid-afspraak is geen spookclausule in de algemene voorwaarden. Het moet expliciet in de overeenkomst staan. Denk aan een clausule als:

“Betaling aan opdrachtnemer vindt plaats binnen vijf werkdagen nadat opdrachtgever de bijbehorende factuur van de hoofdopdrachtgever heeft ontvangen en deze geheel aan opdrachtnemer heeft voldaan.”

Belangrijk is dat je duidelijk definieert wanneer de voorwaarde is vervuld. Bij een deelbetaling, bij goedkeuring van de eindklant, of pas wanneer het geld op de bank staat? Vage formuleringen kunnen later tot discussie leiden, bijvoorbeeld als de eindklant werk afkeurt.

Verschil met pay if paid

Verwar pay when paid niet met pay if paid. Bij pay if paid ligt het risico volledig bij de onderaannemer. Als de hoofdaannemer zelf niet wordt betaald, hoeft hij jou nooit te betalen. In veel Europese landen is dat juridisch dubieus of zelfs verboden, omdat het onevenredig veel risico's neerlegt bij de kleinste partij. Pay when paid gaat over timing, niet over het definitief wel of niet krijgen van geld. Zodra de bovenliggende factuur is voldaan, heb jij recht op betaling.

Waarom kiezen bedrijven voor deze constructie?

Cashflowbescherming staat met stip op één. Grote projecten vergen forse voorfinanciering zoals materiaalkosten, lonen, verzekeringen. Als je als hoofdaannemer ook nog elke tussenleverancier uit eigen zak moet voorschieten, kan dat de liquiditeit om zeep helpen. Door een pay-when-paid-clausule schuif je de financieringslast door in de keten.

Een tweede reden is risicospreiding. Stel dat de eindklant failliet gaat, dan wil de hoofdaannemer niet blijven hangen met een stel betaalde onderaannemers terwijl er geen inkomsten meer binnenkomen. Hij of zij verlaagt zijn eigen downside door betalingen contingent te maken aan ontvangen geld.

Ten derde stimuleert de clausule onderaannemers om mee te helpen bij snelle oplevering en correcte facturatie. Want hoe eerder het werk is goedgekeurd en de eindklant betaalt, hoe sneller iedereen wordt uitbetaald. Dat creëert een gedeeld belang in een efficiënte workflow.

Waar let je op als je de clausule accepteert?

Voor de hoofdaannemer heeft deze clausule een duidelijk voordeel, maar voor onderaannemer is het belangrijk om bij het volgende stil te staan: de cashpauze verschuift naar jou. Als onderaannemer dien je te beoordelen of je de langere betaaltermijn kunt dragen. Dat hangt af van je marge, reserves en de voorspelbaarheid van de eindklant.

Vraag je altijd af:

• Hoe solide is de kredietwaardigheid van de eindklant?

• Heeft de hoofdaannemer een geschiedenis van tijdige betalingen?

• Staat in het contract een maximale termijn waarin je gegarandeerd geld krijgt, ongeacht de status bij de klant?

Slimme ondernemers bedingen een dubbele safeguard. Ze accepteren pay when paid, maar met een long-stop-datum. Bijvoorbeeld “uiterlijk negentig dagen na factuurdatum, zelfs indien de klant nog niet heeft betaald”. Zo voorkom je dat jouw cashflow tot in het oneindige bevroren blijft.

Juridische haken en ogen in Nederland

Het Nederlandse contractenrecht kent ruime contractsvrijheid, maar ook grenzen. Een beding mag niet onredelijk bezwarend zijn, zeker niet wanneer er een machtsverschil bestaat. Bij B2B-contracten is er veel meer vrijheid dan in consumentenrecht, toch kan een pay-when-paid-afspraak worden getoetst op redelijkheid. Nederlandse rechters kijken dan naar sectorgebruik, onderhandelingsmacht en proportionaliteit.

Werk je als professional in de bouw, dan heb je te maken met de Wet ketenaansprakelijkheid. Hoofdaannemers blijven aansprakelijk voor loonheffingen en pensioen van onderaannemers. Betaalt de eindklant nooit, dan kun jij als onderaannemer in theorie nog steeds eisen dat sociale premies worden afgedragen. De clausule beschermt dus niet tegen alle risico’s.

Praktijkvoorbeeld in de bouw

Een aannemer verwerft een miljoenenproject voor het renoveren van een kantoorpand. Hij besteedt de elektrotechnische werkzaamheden uit aan een MKB-installateur. In het contract staat dat de installateur binnen vijf werkdagen wordt uitbetaald nadat de projectontwikkelaar de gecertificeerde deelfactuur heeft voldaan.

Tijdens het project loopt de ontwikkelaar vertraging op waardoor betalingen later binnenkomen. De installateur moet daardoor vijf weken overbruggen, in plaats van de oorspronkelijke twee. Omdat hij dit vooraf had ingecalculeerd met een creditfacility van zijn bank, kan hij leveranciers en personeel wél blijven betalen. Zonder die buffer had hij liquiditeitsproblemen gekregen.

Financieringsoplossingen

Kun je de vertraging niet intern financieren, dan zijn er drie gangbare oplossingen:

1. Factoring: je verkoopt je factuur aan een factoringmaatschappij, die vrijwel direct 80-90 % voorschiet.
2. Bankkrediet: een rekening-courantkrediet overbrugt de periode tot betaling.
3. Projectfinanciering via crowdlending: privé-investeerders lenen geld voor specifieke opdrachten.

Let wel op want voor deze oplossingen betaal je rente of vaste bedragen, waardoor je marge smelt. Maak dus een cold-hard rekensom wat voordeliger is. Een lagere prijs zónder pay when paid of een hoger tarief mét en externe financiering.

Alternatieve clausules

Sommige partijen werken met “pay when certified”. De onderaannemer wordt uitbetaald zodra het werk door een onafhankelijke partij is goedgekeurd, ongeacht of de klant al heeft betaald. Dit verkort de wachttijd en legt minder afhankelijkheid bij de eindklant. Een andere variant is “partial pay when paid”, waarbij een percentage (bijvoorbeeld 50 %) regulier wordt voldaan en de rest na betaling door de klant. Zo verdeel je de pijn tussen partijen.

Wat is pay when paid en waarom wordt het gebruikt? Het korte antwoord is: om liquiditeit te beschermen en risico’s te delen. Het lange antwoord heb je zojuist gelezen. Gewapend met deze kennis kun je een weloverwogen keuze maken: accepteer je de clausule, onderhandel je een alternatief of zet je een financiële buffer in? Wat je ook kiest, doe het bewust, want jouw cashflow is de levenslijn van je onderneming.