Hoe werkt ketenaansprakelijkheid voor zzp'ers?

Ketenaansprakelijkheid is een term die steeds vaker opduikt, maar wat houdt het nu eigenlijk in voor jou als zzp’er of als organisatie? Wij van Striive leggen het je in begrijpelijke taal uit in dit artikel, lees dus snel verder!

Als jij een bedrijf inhuurt om een opdracht uit te voeren, kan dat bedrijf op zijn beurt weer een ander bedrijf inhuren om een specifiek deel van het werk te doen. Hierdoor ontstaat er een zogenaamde ‘keten’ van bedrijven die allemaal verantwoordelijk kunnen zijn voor bepaalde verplichtingen, zoals het betalen van belasting en premies.

Ketenaansprakelijkheid en loonheffing

In deze keten kan het voorkomen dat een bedrijf niet in staat is om de loonheffing (de belasting en premies die betaald moeten worden over het loon van werknemers) af te dragen aan de Belastingdienst. In dat geval kan de Belastingdienst jouw bedrijf verantwoordelijk stellen voor die onbetaalde bedragen, en ben jij dus als ‘ketenpartner’ aansprakelijk.

Dit wordt ketenaansprakelijkheid genoemd. Het klinkt misschien een beetje ingewikkeld, maar het gaat er in zekere zin om dat jij mogelijk het slachtoffer wordt van de financiële gevolgen als iemand in de keten zijn zaken niet op orde heeft. Dat wil je natuurlijk voorkomen.

Een voorbeeld van ketenaansprakelijkheid in de bouw

Stel je voor dat jij een aannemer inhuurt voor een groot bouwproject. Deze aannemer kan op zijn beurt weer een aantal onderaannemers inschakelen voor specialistisch werk. Als één van deze bedrijven door financiële problemen niet in staat is om zijn belastingverplichtingen te betalen, kan de Belastingdienst zich wenden tot jou voor de betaling van deze kosten. Ook al ben jij niet direct verantwoordelijk voor het werk dat het andere bedrijf uitvoert, kan je alsnog de rekening gepresenteerd krijgen. Dit is waar ketenaansprakelijkheid om draait.

Wat is inlenersaansprakelijkheid?

Naast de algemene ketenaansprakelijkheid bestaat er ook een speciale variant, genaamd inlenersaansprakelijkheid. Dit speelt vooral in situaties waar jij als opdrachtgever iemand inhuurt via een uitzendbureau of detacheerder. In dat geval werk je samen met een ‘inlener’ die een professional uitleent om onder jouw toezicht werk te verrichten.

Stel nu dat de uitlener de loonheffing of btw die over het loon van die werknemer moet worden afgedragen niet betaalt, dan kan de Belastingdienst jou als inlener aansprakelijk stellen voor de openstaande belastingaanslagen. Dit betekent dat jij het risico loopt om te moeten betalen voor iets waar je zelf geen directe controle over hebt. Het kan behoorlijk lastig zijn om dat geld terug te krijgen van de uitlener.

Ketenaansprakelijkheid komt vooral voor in de bouwsector

Ook in andere sectoren waarin tastbaar werk wordt verricht, zoals de landbouw of de kledingindustrie komt ketenaansprakelijkheid voor. Werk waarbij geen tastbaar resultaat wordt geleverd, zoals advieswerk, vallen doorgaans niet onder ketenaansprakelijkheid. Het is dus goed om te weten in welke sectoren je te maken kunt krijgen met dit soort aansprakelijkheid, zodat je hier op tijd op kunt anticiperen.

Zorg altijd voor een goede administratie

Als je als zzp’er werkt met ketenpartners en onderaannemers, is het belangrijk dat je zorgt voor een goede administratie. Houd bijvoorbeeld goed bij welk bedrag aan loon, loonheffing en btw de onderaannemer moet betalen. Dit helpt je om eventuele risico’s in te schatten en te beperken. Ook kun je de onderaannemer of uitlener vragen om een verklaring van goed betalingsgedrag. Dit geeft je inzicht in hun verleden wat betreft belastingbetalingen, zodat je weet of ze hun verplichtingen op tijd nakomen. Dit soort voorzorgsmaatregelen kunnen ervoor zorgen dat je niet voor verrassingen komt te staan.

Het openen van een G-rekening

Een manier om de risico’s van ketenaansprakelijkheid te verkleinen is door een zogenaamde G-rekening te openen. Dit is een speciale bankrekening die geblokkeerd is voor de betaling van belasting en loonheffingen. Als je een G-rekening opent, stort je opdrachtgever het geld voor belastingbetalingen direct op deze rekening en dit geld kan vervolgens alleen worden doorgestort naar de Belastingdienst.

Zo kun je er zeker van zijn dat het geld dat nodig is voor belastingbetalingen veilig wordt bewaard, zelfs als een van de bedrijven in de keten financiële problemen heeft. Een G-rekening biedt een vangnet om de risico’s van ketenaansprakelijkheid te beperken, en het kan vooral van belang zijn als je werkt met onderaannemers of uitleners.

Het openen van een G-rekening is relatief eenvoudig

Je vraagt deze aan bij de Belastingdienst, waarna je samen met je bank de overeenkomst ondertekent. Het is belangrijk dat je deze rekening goed bijhoudt en alleen gebruikt voor de stortingen die betrekking hebben op loonheffingen en belastingen. Als je samenwerkt met onderaannemers die betrokken zijn bij de keten, kan het verstandig zijn om gezamenlijk een G-rekening te openen. Zo zorgen jullie er samen voor dat het geld direct naar de Belastingdienst gaat, zonder dat het risico bestaat dat er ergens in de keten problemen ontstaan.

Nu vraag je je misschien af: heb ik als zzp’er echt te maken met ketenaansprakelijkheid? Het antwoord is ja, ook jij kunt ermee te maken krijgen, hoewel je als zzp’er meestal de partij bent die ingehuurd wordt door een opdrachtgever. Als jij zelf een ander bedrijf inhuurt om werk uit te voeren, kan dat bedrijf weer personeel inzetten, wat jou kwetsbaar maakt voor ketenaansprakelijkheid. Dit geldt ook als je iemand inleent via een uitzendbureau of als je samenwerkt met een bedrijf in de kledingindustrie, waarvoor aparte wetgeving geldt.

Er is genoeg te doen om risico’s te verkleinen

Ketenaansprakelijkheid is een serieuze zaak, maar je kunt als zzp’er maatregelen nemen om de risico’s te verkleinen. Door bijvoorbeeld samen te werken met betrouwbare bedrijven, de juiste administratie bij te houden en zo nodig een G-rekening te openen, kun je de kans verkleinen dat je verantwoordelijk wordt gehouden voor de belastingaanslagen van anderen. Hoewel het soms lastig kan zijn om alle risico’s volledig uit te sluiten, kun je door bewust en zorgvuldig te handelen veel problemen voorkomen. Zo blijf je als zzp’er juridisch en financieel beschermd, en kun je met een gerust hart je werkzaamheden uitvoeren, zonder je zorgen te maken over onvoorziene kosten die je eigenlijk niet zou moeten dragen. Lees hier meer over belangrijke juridische aspecten voor freelancers.

Ketenaansprakelijkheid kan je onderneming behoorlijk in de problemen brengen

Stel je voor dat je een ander bedrijf inschakelt voor een specifiek onderdeel van je project, en dat bedrijf huurt vervolgens weer andere bedrijven in. In zo’n situatie ontstaat er een keten van bedrijven die allemaal verantwoordelijk zijn voor het betalen van loonheffingen, zoals loonbelasting en premie volksverzekeringen (bijvoorbeeld AOW-premies). Als één van die bedrijven faalt in het betalen van deze loonheffingen, kan de Belastingdienst jouw bedrijf (en andere bedrijven in de keten) aansprakelijk stellen voor de achterstallige betalingen. Dit wordt ketenaansprakelijkheid genoemd en kan een enorme financiële last opleveren.

Als zzp’er is de situatie wat anders

Doordat jij als zelfstandige ondernemer geen loonheffingen betaalt over je eigen inkomsten, ben je niet automatisch aansprakelijk voor ketenaansprakelijkheid. Als zzp’er kun je wel te maken krijgen met deze situatie wanneer je zelf een bedrijf inhuurt om werk voor jou te doen, en dat bedrijf personeel inzet. Ook als je een werknemer inhuurt via een uitzendbureau, kan je als zzp’er aansprakelijk zijn voor de loonheffingen en btw als het uitzendbureau of ingehuurde bedrijf deze betalingen niet doet.

In zo’n geval kan het verstandig zijn om een G-rekening aan te vragen. Dit voorkomt dat de Belastingdienst jouw bedrijf aansprakelijk stelt voor de betalingen van een ander bedrijf in de keten. Het is belangrijk om hierover duidelijke afspraken te maken met de onderaannemer of uitlener, zodat je precies weet welk deel van de betaling naar de Belastingdienst gaat en welk deel naar het ingehuurde bedrijf zelf.

Maar hoe kun je de risico’s van ketenaansprakelijkheid verkleinen?

Het is verstandig om altijd een verklaring van betalingsgedrag te vragen aan de onderaannemer of uitlener. Dit is een document waarin het bedrijf bevestigt dat het alle loonheffingen en btw tot dat moment heeft betaald. Zo kun je controleren of de partij waarmee je samenwerkt zijn zaken op orde heeft en geen risico vormt voor jou als opdrachtgever. Ook is het belangrijk om zelf een goede administratie bij te houden van de bedragen die je aan loon, loonheffingen en btw moet betalen. Dit zorgt ervoor dat je altijd weet hoeveel er op je G-rekening moet worden gestort en voorkomt verwarring.

Striktere wetgeving vanaf januari 2025

De komst van striktere wetgeving vanaf januari 2025 maakt het nog belangrijker om goed voorbereid te zijn op de risico’s van ketenaansprakelijkheid. Vanaf dat moment gaat de Belastingdienst volledig handhaven op schijnzelfstandigheid. Dit betekent dat bedrijven die zzp'ers inhuren voor werk dat zij niet zelfstandig uitvoeren, een boete of naheffing kunnen krijgen. Dit wordt streng aangepakt en de overheid wil hiermee schijnconstructies bestrijden en de arbeidsmarkt meer zekerheid bieden. Werkgevers en zzp'ers krijgen een overgangsperiode van één jaar om aan te tonen dat zij actie ondernemen tegen schijnzelfstandigheid, maar het is duidelijk dat bedrijven en zelfstandigen goed moeten letten op hun verplichtingen en risico’s.

Als je het goed aanpakt, kun je ervoor zorgen dat je bedrijf niet aansprakelijk wordt gesteld voor onbetaalde belastingen of premies van je onderaannemers. Zo bescherm je jezelf en je onderneming tegen onvoorziene kosten en mogelijke juridische problemen.