Welke overeenkomsten heb ik nodig als zzp'er?

Als zelfstandig professional is het belangrijk om je juridische zaken goed op orde te hebben. Maar welke overeenkomsten heb je nu eigenlijk nodig? Hoe zorgen ze voor een duidelijk kader tussen jou en je opdrachtgever? En waarom is het zo belangrijk om niet alleen algemene voorwaarden, maar ook verwerkersovereenkomsten of modelcontracten af te sluiten? Wij van Striive beantwoorden de meest gestelde vragen rondom de overeenkomsten die je als zzp’er nodig kunt hebben.

Wat verstaan we precies onder overeenkomsten als zzp'er?

Een overeenkomst is een afspraak tussen twee of meer partijen over wederzijdse rechten en plichten. Voor zzp’ers gaat dit vooral over overeenkomsten met opdrachtgevers, partners of leveranciers. Denk aan een opdrachtovereenkomst, een verwerkersovereenkomst (als je persoonsgegevens verwerkt), of een samenwerkingsovereenkomst met een andere freelancer. Het doel is om voor alle partijen helder te hebben wie waar verantwoordelijk voor is, wat er geleverd wordt en hoe de financiële afwikkeling eruitziet. Dat voorkomt onduidelijkheden en mogelijke geschillen in de toekomst.

Waarom zijn overeenkomsten zo belangrijk?

Zonder afspraken is het lastiger om je rechten en plichten te handhaven. Een goede overeenkomst voorkomt dat er achteraf onenigheid ontstaat over wat precies de bedoeling was. Opdrachtgevers zien ook graag dat jij je zaken serieus aanpakt, wat het vertrouwen vergroot.

En natuurlijk het voldoen aan wet- en regelgeving. Met de opkomst van de wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) en de voortdurende aandacht voor schijnconstructies op de arbeidsmarkt, is het des te belangrijker om aantoonbaar te maken dat er geen verkapt dienstverband bestaat.

Welke basisovereenkomst kan ik gebruiken?

Veel zzp’ers kiezen voor een opdrachtovereenkomst, ook wel freelance contract genoemd. Hierin leg je vast wie de partijen zijn, wat er wordt geleverd, tegen welke prijs en binnen welke termijn. Ook staan er vaak bepalingen in over vertrouwelijkheid, opzegtermijnen, eigendomsrechten en eventuele boeteclausules. Als zzp'er ben je meestal zelf de verwerkingsverantwoordelijke voor je eigen data en facturering, maar in deze overeenkomst kun je ook spelregels opnemen over hoe je met klantgegevens omgaat.

Modelovereenkomsten

In sommige gevallen kan het nuttig zijn om gebruik te maken van een modelovereenkomst. Dit zijn contracten die getoetst zijn door de Belastingdienst en die duidelijkheid verschaffen over de gezagsverhouding en het risico van loondienst. Als je strikt handelt volgens zo’n modelovereenkomst, is de kans kleiner dat je achteraf wordt aangemerkt als verkapte werknemer. Houd er wel rekening mee dat je niet zomaar een modelovereenkomst kunt overnemen, want de inhoud moet aansluiten op je eigen werkpraktijk. En als de feitelijke situatie op de werkvloer afwijkt van het contract, kan de modelovereenkomst alsnog ongeldig worden bevonden.

Waarom heb ik algemene voorwaarden nodig?

Algemene voorwaarden zijn de spelregels die voor al je opdrachten gelden. Denk aan betalingscondities, garantie, aansprakelijkheid, leveringsvoorwaarden en de rechten rond intellectueel eigendom. Door algemene voorwaarden te hanteren, hoef je niet voor elke opdracht opnieuw te onderhandelen over deze vaste punten. Let op dat je de voorwaarden op de juiste manier ‘van toepassing verklaart’, bijvoorbeeld door er in je offerte en opdrachtovereenkomst naar te verwijzen. Vergeet ook niet om ze daadwerkelijk mee te sturen of via een duidelijke link beschikbaar te stellen. Hiermee voorkom je later discussies over de geldigheid ervan.

Tips: gebruik geen wollige, onbegrijpelijke bewoordingen; de lezer moet direct snappen wat je bedoelt. En richt je je ook op particulieren? Dan gelden er strengere regels, en moet je bijvoorbeeld rekening houden met bedenktijden en extra bescherming voor de consument.

Wanneer is een verwerkersovereenkomst nodig?

Werk je als zzp’er met persoonsgegevens van je opdrachtgever, dan kan er sprake zijn van een verwerkersrol. Denk hierbij aan een situatie waarin je e-mailadressen van hun klanten gebruikt voor marketing, of als je een administratie bijhoudt. De verwerkersovereenkomst (VWO) is dan verplicht volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hierin staat onder meer wat er met de gegevens gebeurt, hoe lang ze worden bewaard, welke beveiligingsmaatregelen je treft, en wat er moet gebeuren in geval van een datalek.

Is een mondelinge afspraak voldoende?
Volgens de AVG moet er een schriftelijke of elektronische overeenkomst zijn. Het is niet voldoende om mondeling te zeggen dat je ‘voorzichtig omgaat’ met data. Het moet op papier staan.

Wat als ik geen verwerkersovereenkomst heb, maar wel data verwerk?
Dan loop je het risico op boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook kan een opdrachtgever je aansprakelijk stellen als er iets misgaat.

Hoe zit het met non-disclosure agreements?

Als je met vertrouwelijke informatie werkt zoals bedrijfsgeheimen of klantenbestanden, kan een non-disclosure agreement (NDA) verstandig zijn. Dit is een geheimhoudingsovereenkomst die jou verbiedt om bepaalde informatie met derden te delen. Ook al is het niet altijd noodzakelijk, kan een opdrachtgever erom vragen als ze bang zijn dat concurrenten ervan profiteren.

Het opstellen van een NDA is relatief eenvoudig. Je legt vast welke informatie als vertrouwelijk geldt, welke uitzonderingen er zijn (bijvoorbeeld als je de informatie via een publieke bron verkregen hebt) en wat de sancties zijn bij overtreding.

Hoe kijkt de overheid naar zzp-contracten in de toekomst?

De overheid kondigt regelmatig plannen aan om schijnconstructies te bestrijden. Denk aan het versterken van de handhaving door de Belastingdienst en mogelijke invoering van een minimumuurtarief voor zzp’ers. Ook is het niet uitgesloten dat er nieuwe wetgeving komt om de wet DBA te vervangen.

Hoewel de details nog niet allemaal vaststaan, is de trend duidelijk: er zal meer nadruk liggen op transparantie en het voorkomen van misbruik. Dat betekent dat overeenkomsten voor zzp’ers waarschijnlijk nog belangrijker worden, omdat je ermee kunt aantonen dat er geen sprake is van een dienstverband.

Wat als een opdrachtgever geen overeenkomst wil?

Sommige opdrachtgevers proberen de administratie tot een minimum te beperken, maar als zzp’er loop je dan risico. Je bent uiteindelijk aansprakelijk voor je eigen fiscale en juridische situatie. Het is dus in je eigen belang om toch een goede overeenkomst te sluiten, ook al heeft de opdrachtgever daar geen trek in. Leg rustig uit dat het niet alleen jou, maar ook hén beschermt.

Het vastleggen van afspraken schept duidelijkheid en voorkomt conflicten. Als de opdrachtgever blijft weigeren, is het de vraag of je wilt samenwerken met iemand die weinig oog heeft voor wederzijdse rechtszekerheid.