6 tips voor boekhouden als startende zzp’er

De jaarlijkse aangifte van de inkomstenbelasting is voor veel mensen al een crime. Als zzp’er komt daar nog eens een extra lading bij, door de uitgebreidere aangifte én kwartaal btw-aangifte. Je bent zelf verantwoordelijk voor het correct bijhouden en tijdig aanleveren van de cijfers. Wil jij geen risico lopen op problemen omtrent boekhouden? Wij geven je 6 tips om je boekhouding op orde te krijgen.  

Tip 1: Werk digitaal 

De tijd van mappen met bonnetjes en facturen ligt achter ons. Niet alleen is het beter voor het milieu, het maakt het ook allemaal een stuk overzichtelijker. Zo hoef je niet meer elk kwartaal dikke mappen door te spitten, maar kan je nu eenvoudig alles online terugvinden en sorteren. Heb je een betaling gedaan met je bankpas? Schiet meteen je bon in via een app. Koppel je facturen aan je backoffice systeem voor nog meer snelheid en minder rompslomp.  

Hoe lang moet je deze boekhouding bewaren? Je bent als zzp’er verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren, of dat nu online of op papier is. Mocht de Belastingdienst erom vragen, moet je dit kunnen aantonen.   

Tip 2: Gebruik een boekhoudprogramma 

Naast dat je alles digitaal hebt, is het belangrijk om dit ook op de juiste manier in te voeren. Alle inkomsten en uitgaven moeten overzichtelijk zijn. Dat kan bijvoorbeeld met een Excel-document, maar een online boekhoudprogramma maakt het vaak nóg makkelijker.  

Alle facturen die jij invoert, komen met e-boekhouden in het programma op de juiste plek terecht. Daardoor krijg je bijvoorbeeld ook meteen een kloppend btw overzicht en een winst- en verliesrekening. Met een druk op de knop heb je dan alle benodigde cijfers voor je aangifte inkomstenbelasting. Dat scheelt tijd én verkleint de kans op fouten.  

Tip 3: Privé en zakelijke rekeningen scheiden 

Maak een scheiding tussen je privé en zakelijke rekeningen om meer overzicht te houden. Gebruik dus de juiste rekening voor de juiste aanschaf. Ook wanneer je bijvoorbeeld bij een winkel zowel iets zakelijk als privé wil aanschaffen. Maak er dan twee aparte transacties van. Zo hoef je je privé aankopen niet te verantwoorden aan de Belastingdienst en houd je het voor jezelf overzichtelijk. Op die manier heb je ook meer inzichten in de cashflow en verklein je de kans op fouten in de boekhouding.  

Tip 4: Houd geld apart

Je kunt op papier voldoende omzet genereren, maar houd er rekening mee dat je nog belasting moet afdragen. Het kan ook zijn dat je niet op tijd alle betalingen binnen hebt. Sommige opdrachtgevers zullen de betaaltermijn overschrijden of kan je zelfs te maken krijgen met een wanbetaler waar een lang traject aan te pas komt. En als de termijn voor het betalen van je belasting dan aanbreekt, kan het zomaar zijn dat je onvoldoende geld op je rekening hebt staan. Daarom is het altijd goed om geld apart te hebben staan op een spaarrekening, zodat je dit kan opvangen.

Tip 5: Laat je adviseren of besteed het uit

Elk kwartaal doe je de btw-aangifte en jaarlijks de aangifte inkomstenbelasting. Die cijfers moeten kloppen. Je kan hier namelijk controle op krijgen en het zou zonde zijn als dit je in problemen brengt. Het is daarom verstandig om een boekhouder of accountant de cijfers te laten controleren en de aangifte inkomstenbelasting te doen. Ook kan die nog extra tips geven over welke aftrekposten je kunt gebruiken en hoe je dus geld kunt besparen.

Je kan er ook voor kiezen om de volledige boekhouding uit te besteden. Dit scheelt tijd (en frustratie wanneer je hier zelf niet goed in bent) en je bent voorzien van fiscale voordelen en deskundig advies. Zo kan jij je volledig focussen op je corebusiness. Een boekhouder inschakelen kan wel kostbaar zijn, zeker als je (nog) weinig omzet draait. Bepaal daarom voor jezelf of de kosten opwegen tegen de baten.

Tip 6: Maak boekhouden leuker

Boekhouden is in de meeste gevallen geen onderdeel van je corebusiness. Mogelijk zie je er zelfs tegenop. Zoals de Belastingdienst altijd zegt: “Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker”. Toch kan je proberen het voor jezelf leuker (of in ieder geval minder vervelend) te maken.

Om het boekhouden leuk te houden kun je je cijfers analyseren. Des te meer inzicht, des minder onzekerheid en stress. Pak een moment in de maand om te kijken hoe het eigenlijk gaat met je onderneming. Stel doelen en targets voor jezelf en probeer deze te bereiken. Heb je je targets behaald? Dan mag je dit best even vieren!

Aan de slag

De volgende keer dat je opziet tegen het boekhouden, bedenk dan dat het doen van jouw boekhouding en de inzichten die je krijgt, bijdragen aan de groei van jouw onderneming. Het mag dan niet je corebusiness zijn, maar een goede boekhouding draagt bij aan de vrijheid die je hebt als zelfstandig professional. Maak het jezelf zo leuk en gemakkelijk mogelijk. Dat noemen wij slim zzp’en.