Wat is payrolling en hoe werkt het precies?

Je hebt een nieuwe klus binnengehaald, maar zodra je denkt aan loonadministratie, arbeidscontracten en het regelen van sociale premies, zakt de moed je in de schoenen. Daar komt payrolling om de hoek kijken. Deze constructie neemt werkgeverslasten en administratieve rompslomp uit handen, en biedt tegelijk juridische zekerheid. Wat is payrolling en hoe werkt het precies? In dit artikel leggen we uit wat payrolling is, hoe het werkt en wanneer het interessant kan zijn voor jou als zzp’er.

Wat betekent payrolling?

Payrolling is een constructie waarbij een externe partij (het payrollbedrijf) de formele werkgever wordt van medewerkers of ingehuurde professionals. De organisatie blijft leiding en toezicht geven, maar de payrollpartner neemt alle administratieve en juridische verplichtingen rond arbeid op zich. Loonbetalingen, loonheffingen, pensioen, arbeidsovereenkomsten, ziekteregistratie en ontslagbegeleiding worden allemaal door het payrollbedrijf gedaan. In ruil daarvoor wordt een opslag (omslagfactor) betaald bovenop het brutoloon.

Het payrollingproces en de voordelen voor zzp’ers

Werk je als zzp’er, maar wil je profiteren van meer administratieve rust en sociale zekerheden? Dan kan werken via een payrollconstructie een slimme keuze zijn. Het proces start meestal wanneer jij of een opdrachtgever jou aanmeldt bij een payrollbedrijf. Je levert je persoonlijke gegevens aan, bespreekt je tarief en krijgt vervolgens een arbeidsovereenkomst aangeboden via de payrollpartner.

Hoewel je juridisch gezien tijdelijk in loondienst komt bij het payrollbedrijf, behoud je in de praktijk je zelfstandige werkwijze en opdrachtgevers. Je factureert niet meer zelf, maar registreert je gewerkte uren. Na goedkeuring verwerkt de payrollpartner dit in de salarisadministratie, keert het nettoloon aan jou uit, en draagt belastingen, premies en vakantiegeld netjes af. Alles wordt voor je geregeld, zodat jij je kunt focussen op je werk.

Wat maakt payrolling interessant voor zelfstandigen?

Payrolling biedt een aantal duidelijke voordelen voor zzp’ers:

• ● Meer financiële zekerheid: Je ontvangt een vast nettoloon, inclusief vakantiegeld, vaak al binnen enkele dagen na je gewerkte uren. Geen discussies meer over betaaltermijnen.

• ● Geen gedoe met administratie: De payrollpartner verzorgt de loonstroken, afdrachten, jaaropgaven en pensioenregelingen.

• ● Toegang tot sociale voorzieningen: Denk aan doorbetaling bij ziekte, opbouw van pensioen (indien van toepassing) en recht op WW bij contractbeëindiging.

• ● Snelle onboarding bij nieuwe opdrachten: Vaak kun je binnen 24 uur officieel aan de slag, zonder dat je een KvK-inschrijving of btw-administratie nodig hebt.

• ● Focus op je vak: Jij richt je op je werk, de payrollpartner regelt de juridische en administratieve achterkant.

Voor wie is dit geschikt?

Deze constructie is vooral interessant voor zelfstandigen die langdurig bij één opdrachtgever werken, tijdelijk zonder KVK willen werken, of liever zekerheid verkiezen boven volledige ondernemersrisico’s. Ook voor starters of freelancers in sectoren waar opdrachtgevers geen zzp’ers willen inhuren, biedt payrolling een laagdrempelige oplossing.

Voordelen voor werknemers en freelancers

Wie op payroll staat, heeft dezelfde wettelijke bescherming als een “gewone” werknemer; denk aan vakantieuren, sociale zekerheid en pensioenopbouw. Voor zzp’ers die via een broker onder gezag werken, kan payroll zekerheid bieden zonder hun tarief op te offeren. Veel professionals waarderen de stipte maandbetalingen.

Nadelen en valkuilen van payrolling voor zzp’ers

Hoewel payrolling zzp’ers veel gemak en zekerheid kan bieden, is het belangrijk om ook stil te staan bij de mogelijke nadelen:

• Afhankelijkheid van het payrollbedrijf:
  Je bent als werknemer in dienst bij het payrollbedrijf. Gaat deze partij failliet of ontstaan er interne problemen, dan kan dat gevolgen hebben voor jouw betalingen of contractzekerheid.

• Onduidelijkheid over kosten en inhoud:
  Sommige payrollbedrijven hanteren ondoorzichtige opslagpercentages. Een lage opslag klinkt aantrekkelijk, maar kan betekenen dat je minder dienstverlening ontvangt of zelf extra administratie moet doen.

• Beperkte ondernemersvrijheid:
  Omdat je formeel werknemer bent, vervallen sommige voordelen van zelfstandig ondernemerschap. Je kunt bijvoorbeeld geen gebruik maken van de zelfstandigenaftrek en bouwt meestal geen eigen portfolio of KvK-historie op.

• Verlies van eigen positionering:
  Je treedt naar buiten als werknemer van het payrollbedrijf, niet als zelfstandig ondernemer. Voor opdrachtgevers kan dit je merk of reputatie als zelfstandige wat vertroebelen.

Belangrijke wetgeving (WAB, Waadi en DBA)

De payrollsector is gebonden aan verschillende wetten:

• Wet arbeidsmarkt in balans (WAB): Sinds 2020 hebben payrollmedewerkers recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als je eigen personeel, inclusief een goede pensioenregeling.

• Waadi (Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs): Elk bedrijf dat personeel uitleent, moet geregistreerd staan in het Handelsregister met de juiste SBI-code (78). Controleer dit voordat je iemand inhuurt om boetes te voorkomen.

• Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties): Als je zzp'ers via payroll inhuurt, moet duidelijk zijn dat het payrollbedrijf de werkgever is. Anders loop je het risico op naheffingen voor schijnzelfstandigheid.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een payrollpartner?

Als je een payrollbedrijf kiest, let dan op deze punten:

• Certificeringen: Heeft het bedrijf een NEN-certificering en het SNA-keurmerk? Dit betekent dat ze de loonheffingen goed afdragen.

• Pensioenregeling: Zorg ervoor dat de pensioenregeling voldoet aan de wettelijke eisen, zoals StiPP of iets vergelijkbaars.

• Transparantie: Vraag om een duidelijke uitleg van de kosten en een voorbeeldfactuur.

• Service: Is er een vaste contactpersoon? Hoe snel reageren ze bij problemen?

• Contractvormen: Kijk welke contracten ze aanbieden, van flexibel tot vast.

• Vergelijk offertes: Kies niet altijd de goedkoopste, want die biedt misschien niet de beste service.

Tips voor slim gebruik van payrolling

Wil je als zelfstandige de voordelen van payrolling benutten zonder je ondernemersvrijheid volledig op te geven? Houd dan rekening met het volgende:

• Gebruik payrolling als tijdelijke of tactische oplossing
  Bijvoorbeeld als je net start, tijdelijk geen KvK-inschrijving hebt, of bij opdrachtgevers die alleen met loondienstcontracten werken.
  Let goed op de voorwaarden en het contract
  Lees altijd de kleine lettertjes over tariefstructuren, ziekteregelingen, en opzegtermijnen. Vraag om een transparante omslagfactor en duidelijke loonberekening.

• Blijf jezelf profileren als professional
  Ook al werk je via payrolling, blijf aan je eigen merk bouwen. Zorg dat je cv, LinkedIn-profiel en netwerk jouw expertise blijven benadrukken.

• Evalueer regelmatig je positie
  Vraag je elk jaar af: past deze constructie nog bij mijn ambities en klantenkring? Zo behoud je regie over je carrière en weet je wanneer het tijd is om (weer) als volledig zelfstandige te opereren.

Payrolling kan een slimme tussenstap zijn voor zelfstandigen die zekerheid zoeken zonder alle lasten van een eigen onderneming. Door bewust te kiezen en goede afspraken te maken, haal je het maximale uit deze constructie zonder je vrijheid volledig op te geven.