Alles over de Waadi registratie

Ben je leverancier van professionals of een freelancer? Dan kun je niet om de Waadi registratie heen. In dit artikel nemen we je stap voor stap mee. Wat de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi) precies eist, voor wie de registratieplicht geldt, welke boetes op de loer liggen en hoe jij met één snelle check voorkomt dat je onnodig risico loopt. Alles over de Waadi registratie lees je hier!

Wat is de Waadi ook alweer?

De Waadi is sinds 1998 de juridische basis voor een eerlijke uitzend- en detacheringsmarkt. De wet verplicht intermediairs die personeel “ter beschikking stellen” om dat feit zichtbaar te maken in het Handelsregister. Het doel? Misstanden zoals onderbetaling, schijnconstructies en oneerlijke concurrentie voorkomen. Zo garandeert de Waadi dat uitzendkrachten recht hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden als vaste collega’s.

Waarom bestaat de Waadi-registratie?

Stel je een markt voor waarin duizend bemiddelaars opereren, maar niemand kan zien wie legaal werkt. Zonder registratie kan een malafide uitlener vandaag nog starten, mensen tegen te lage lonen plaatsen en morgen weer verdwijnen. Door een Waadi-vermelding is elk uitzend- of detacheringsbedrijf openbaar traceerbaar in het Handelsregister. De Arbeidsinspectie controleert gericht, en jij ziet als inlener binnen één minuut of een partner zuiver werkt.

Voor wie is registratie verplicht?

• Uitzendbureaus en bureaus die tijdelijk personeel plaatsen bij opdrachtgevers.

• Detacherings- en payrollbedrijven. organisaties die werknemers formeel op de eigen loonlijst hebben maar ze elders laten werken.

• Intermediairs en brokers. partijen die freelancers of zzp’ers “ter beschikking stellen” onder leiding en toezicht van een opdrachtgever.

• Holdingstructuren. Bied jij als moederbedrijf personeel uit meerdere werkmaatschappijen aan? Ook dan is een aparte Waadi-inschrijving nodig.

Twijfel je? Hanteer deze vuistregel, bied je tegen betaling mensen aan die bij iemand anders het werk uitvoeren, dan valt jouw activiteit vrijwel zeker onder de wet.

Hoe doe je de Waadi-check?

1. Ga naar kvk.nl/waadicheck.
2. Vul het KvK-nummer (of handelsnaam) van je uitlener in.
3. Klik op Zoek.
4. Controleer of er onder “Nevenactiviteiten” een vinkje staat bij Terbeschikkingstelling van arbeidskrachten.

Geen vinkje? Dan is de registratie niet op orde. Werk niet verder tot dit is opgelost. De Kamer van Koophandel beveelt aan de controle jaarlijks uit te voeren.

Zo regel je zelf een Waadi-registratie

1. Log in bij de KvK en gebruik het bestaande dossier van je onderneming.
2. Voeg activiteit toe en kies “Terbeschikkingstelling van arbeidskrachten” (SBI-code 78).
3. Betaal wijzigingskosten. De KvK rekent € 18 (2025-tarief) voor een online mutatie.
4. Bevestiging opslaan. Bewaar de pdf van de nieuwe inschrijving want opdrachtgevers vragen ernaar.

Tip: wijzigt je bedrijfsmodel of stop je met uitzenden, dan dien je de Waadi-aantekening ook weer te laten verwijderen.

Waadi voor zzp-platforms en freelancers

Werk je als zzp’er via een broker of payrollconstructie? Controleer of jouw tussenpartij Waadi-geregistreerd is. Hoewel je als zelfstandig ondernemer buiten loondienst valt, ziet de wet de broker als “terbeschikkingsteller” als hij je onder leiding en toezicht plaatst. Wij weten hier veel over; wij willen professionals én opdrachtgevers beschermen tegen boetes. Neem daarom gerust contact op als je ergens vragen over hebt.

Praktische checklist voor jouw organisatie

Begin met het bepalen van je rol. Ben je uitlener, inlener of vervul je beide functies? Controleer dan je KvK-inschrijving om zeker te weten dat de activiteit "Terbeschikkingstelling van arbeidskrachten" duidelijk vermeld staat. Ook het documenteren van controles is belangrijk. Bewaar daarom altijd bewijs van elke uitgevoerde Waadi-check. Neem ook de tijd om je contracten te actualiseren met expliciete verwijzingen naar gelijke arbeidsvoorwaarden.

Zorg ook dat je HR- en salesteam goed getraind is zodat iedereen precies weet wanneer er sprake is van registratieplicht. Als laatste is het verstandig om een halfjaarlijkse herinnering in je compliance-kalender op te nemen, zodat je regelmatig controleert of alles nog voldoet aan de actuele regelgeving. Met deze stappen verklein je het risico op sancties en laat je opdrachtgevers zien dat jouw organisatie transparant én betrouwbaar is.