De mantelovereenkomst voor ZZP’ers

Als zzp’er ben je altijd bezig om nieuwe opdrachten te verwerven, relaties te onderhouden en je administratieve zaken op orde te houden. Eén van de manieren waarop bedrijven en organisaties graag samenwerken met zelfstandigen, is via een mantelovereenkomst. Maar wat houdt een mantelovereenkomst eigenlijk in? Hoe verschilt die van een ‘normale’ overeenkomst en waar moet je als zzp’er op letten?

Hier lees je de belangrijkste aspecten van de mantelovereenkomst voor zzp’ers, zodat jij de beste keuzes kunt maken wanneer je met zo’n overeenkomst te maken krijgt.

Wat is een mantelovereenkomst?

Een mantelovereenkomst is een raamcontract waarbij een opdrachtgever en één of meerdere opdrachtnemers algemene voorwaarden en afspraken vastleggen die gelden voor een bepaalde periode of een aantal mogelijke opdrachten. De precieze invulling, zoals de scope, tarieven of leveringstermijnen, wordt vaak gespecificeerd in aparte deelopdrachten (ook wel “nadere opdrachten” genoemd) binnen deze mantelovereenkomst.

Het grote verschil met een gewone overeenkomst van opdracht is dat een mantelovereenkomst niet direct één specifieke opdracht beschrijft. In plaats daarvan is het als het ware een kader van afspraken die voor huidige (en eventueel toekomstige) opdrachten gelden. Denk hierbij aan een grote organisatie die de komende twee jaar geregeld gebruik wil maken van jouw diensten, maar nog niet exact weet welke projecten er op de agenda komen. Met een mantelovereenkomst kan die organisatie je alvast selecteren als preferred supplier, onder de voorwaarden die jullie van tevoren vaststellen.

Voordelen voor zzp’ers

De voordelen van een mantelovereenkomst zijn onder andere een doorlopende werkrelatie en een betere samenwerking. Met een mantelovereenkomst vergroot je de kans op terugkerende opdrachten. Dit kan zorgen voor een stabielere inkomstenstroom en minder tijd die je hoeft te besteden aan acquisitie. En doordat je een vaste plek hebt binnen de 'mantel' van een opdrachtgever, leer je de organisatie goed kennen. Je kunt beter inspelen op wat zij nodig hebben.

En als de algemene voorwaarden en tarieven eenmaal zijn afgestemd, hoef je per deelopdracht minder contractuele rompslomp te doorlopen. Dat scheelt tijd en energie.

Ook zijn er nadelen aan een mantelovereenkomst

Een van de nadelen zijn de vastgelegde tarieven. In de mantelovereenkomst staan meestal de tarieven die je ontvangt voor je diensten. Als de markt verandert of je je tarief wilt verhogen, kan dat lastiger zijn dan wanneer je losse contracten afsluit.

Sommige mantelovereenkomsten bevatten exclusiviteitsbepalingen. Bijvoorbeeld dat je niet mag werken voor concurrenten van de opdrachtgever, of dat je andere opdrachten moet afzeggen als het bedrijf je nodig heeft. Ook kan het voorkomen dat je uiteindelijk veel minder werk via de mantelovereenkomst krijgt toebedeeld dan je hoopte. De opdrachtgever is niet altijd verplicht om je een minimumaantal uren te garanderen.

Hoe kom je in aanmerking voor een mantelovereenkomst?

Organisaties die met mantelovereenkomsten werken, schrijven vaak een soort tender uit om te bepalen welke zzp’ers of bureaus in de 'mantel' komen. In zo’n tender moet je aantonen dat je aan bepaalde eisen en selectiecriteria voldoet. Denk aan specialismen, referenties, tarieven, beschikbaarheid en administratieve vereisten. Als je eenmaal tot de mantel bent toegelaten, kom je vaak in een poule van geselecteerde opdrachtnemers. Wanneer er een nieuwe deelopdracht verschijnt, kunnen de geselecteerde opdrachtnemers vervolgens een voorstel indienen of wordt het werk direct onder hen verdeeld.

De inhoud van een mantelovereenkomst

Een belangrijk onderdeel dat altijd voorkomt is de looptijd. Vaak loopt een mantelovereenkomst één tot vier jaar. Controleer of er opties tot verlenging zijn en of jij tussentijds kosteloos kunt opzeggen als je niet tevreden bent over de samenwerking. Ook bevat het de algemene voorwaarden. Hier staat welke verplichtingen je hebt, bijvoorbeeld rondom beschikbaarheid, geheimhouding, intellectueel eigendom en verzekeringen.

Natuurlijk mogen de tarieven en betalingscondities niet ontbreken. Let vooral op of het tarief vastligt voor de gehele looptijd of dat er indexaties mogelijk zijn. Hoe snel betaalt de opdrachtgever jouw facturen? Staat er een boetebeding voor te late betaling? En is er een minitender-systeem of worden de opdrachten direct toegekend? Wat zijn de spelregels als je niet beschikbaar bent?

Aandachtspunten en valkuilen

Als zzp’er wil je niet in de situatie terechtkomen dat er sprake is van een dienstverband zonder dat je dat doorhebt. Een mantelovereenkomst kan, als deze niet goed is ingericht, de indruk wekken dat je in loondienst werkt. Let er dus op dat je ook binnen de mantelovereenkomst je eigen bedrijfsvoering houdt: je bepaalt bijvoorbeeld zelf je werkwijze, je bent niet gebonden aan vaste werktijden en je investeert eigen geld in je bedrijf. Controleer ook de regels van de Belastingdienst over (schijn)zelfstandigheid. Je leest er meer over op deze pagina.

Sommige bedrijven willen dat je exclusief voor hen werkt in een bepaalde periode of regio. Voor jou als zzp’er kan dat problematisch zijn, omdat je je hierdoor beperkt in het aannemen van andere opdrachten. Maak goede afspraken over wat deze exclusiviteit precies inhoudt, voor welke periode dat geldt en wat je ervoor terugkrijgt. Krijg je bijvoorbeeld een minimumaantal uren of garantie van omzet?

Tariefonderhandeling en aansprakelijkheid

Je tarief is een onderdeel van je verdienmodel. Laat je niet meteen verleiden door de naam van een grote opdrachtgever. Blijf zakelijk en realistisch tijdens de onderhandeling en zorg ervoor dat je tarief ook over twee jaar nog passend is. Sommige mantelovereenkomsten bieden ruimte voor indexering bij inflatie of kostprijsstijgingen. Regel dit vooraf, want aanpassen van je tarief gaandeweg is vaak lastiger.

Afspraken over aansprakelijkheid, verzekeringen en garanties zijn net zo belangrijk. Zorg dat je weet tot welk bedrag je aansprakelijk bent en welke beroepsaansprakelijkheidsverzekering nodig is. Opdrachtnemers die risicovolle werkzaamheden verrichten (bijv. in de techniek, bouw of IT) lopen meer risico. Laat zo nodig een jurist meekijken.

Hoe haal je het meeste uit je mantelovereenkomst?

Wanneer je eenmaal in een mantel zit, wil je natuurlijk ook daadwerkelijk opdrachten binnenhalen. Dus wees proactief. Houd de platforms of interne systemen van de opdrachtgever in de gaten waar nieuwe opdrachten worden aangekondigd. Dien tijdig een voorstel of offerte in.

Netwerk binnen de organisatie. Houd contact met de inkoopafdeling, projectleiders en andere stakeholders. Laat regelmatig zien welke meerwaarde je kunt bieden.

Onderzoek de opdrachtgever

Duik in de bedrijfsstructuur, financiële gezondheid en reputatie van de organisatie. Als je eenmaal in de mantel zit, wil je niet voor verrassingen komen te staan. Investeer dus zeker in een juridische check. Een mantelovereenkomst is vaak complexer dan een standaardovereenkomst. Overweeg daarom een jurist of een in zzp-contracten gespecialiseerde adviseur in te schakelen.

Zorg er dus voor dat je een grondige afweging maakt voordat je tekent. Lees de voorwaarden nauwkeurig door, laat eventueel een professional meekijken en vergeet niet je eigen zelfstandige positie te bewaken.