Opdrachtomschrijving:
Als senior officemanager zorg je samen met collega’s voor een professionele en efficiënte ondersteuning van de (plaatsvervangend) directeur-generaal (DG) en het managementteam. Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden voor en door het secretariaat, bewaakt de voortgang en zorgt voor structuur en overzicht in een dynamische omgeving.

Je beheert en organiseert de agenda van de (p)DG, beoordeelt verzoeken voor overleg en adviseert over prioriteiten, planning en de inzet van de bestuurder. Daarnaast coördineer je de afhandeling van e-mails, stukken en dossiers en bewaak je de tijdige opvolging van acties. Je bent een verbindende schakel tussen de directie, bestuursadviseurs, andere secretariaten en interne/externe stakeholders. Je signaleert knelpunten, adviseert over verbeteringen binnen de secretariaatsprocessen en draagt bij aan een optimale dienstverlening.

Je werkt nauw samen met collega-officemanagers en zorgt ervoor dat werkzaamheden onderling goed overdraagbaar zijn. Dit vraagt om een proactieve  flexibele en brede inzetbaarheid, waarbij je snel kunt schakelen tussen verschillende werkzaamheden, belangen en prioriteiten.

Je bent flexibel inzetbaar ten aanzien van werktijden, locatie en ondersteuning van verschillende bestuurders. Door jouw organisatorisch vermogen, gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en vermogen om prioriteiten te stellen, zorg je ervoor dat de werkzaamheden binnen de directie soepel en professioneel verlopen.

Je blijft op de hoogte van ontwikkelingen en onderwerpen die binnen de algemene leiding van de Belastingdienst spelen, zodat je de juiste afwegingen kunt maken en het management optimaal kunt ondersteunen.

Achtergrond

Het team Managementondersteuners maakt onderdeel uit van de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken (BPZ). Vanuit overzicht, inzicht en sterke procesregie draagt het team bij aan een professionele ondersteuning van de algemene leiding van de Belastingdienst. Het team zorgt ervoor dat informatie, stukkenstromen en besluitvormingsprocessen gestructureerd en tijdig verlopen, zodat de algemene leiding in staat is om adequaat besluiten te nemen en de organisatie effectief te sturen. De directie Bestuurlijke en Politieke Zaken ondersteunt de algemene leiding van de Belastingdienst bij de bestuurlijke aansturing van de organisatie. Dit vraagt om een zorgvuldige coördinatie van de informatie- en stukkenstroom binnen de Belastingdienst en richting het kerndepartement en bewindspersonen. Binnen deze context vervult de senior officemanager een belangrijke rol in het organiseren, coördineren en bewaken van processen rondom agenda’s, stukken, dossiers en acties. Daarnaast draagt de senior officemanager bij aan het creëren van overzicht, het signaleren van knelpunten en het ondersteunen van een efficiënte samenwerking tussen de algemene leiding, bestuursadviseurs, secretariaten en andere betrokken partijen. De functie vraagt om een professional die bestuurlijke sensitiviteit combineert met sterke organisatorische vaardigheden, procesregie en een proactieve houding. De kandidaat is in staat om 'met de blik van buiten' advies uit te brengen aan de teamleider over de inrichting van het DG/pDG-secretariaat in de toekomstige organisatie.

Eisen:

• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau, aangetoond door een afgeronde HBO-opleiding of minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie.
• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring met het coördineren van werkzaamheden voor collega's en het bewaken van de voortgang, samenhang en overzicht.
• De aangeboden kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met het opzetten van een nieuwe structuur en het adviseren van management over de inrichting, aansturing en optimalisatie van secretariaatsprocessen.
• De aangeboden kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met het plannen, organiseren en coördineren van werkzaamheden, waarbij deze ervaring duidelijk is uitgewerkt in het CV.

- Alleen Nederlandstalige CV’s aanbieden en kandidaten moeten native Nederlands kunnen spreken.
- Voor deze opdracht mogen wij geen ZZP’ers aanbieden.

Wensen:

• De mate waarin de kandidaat aantoonbare ervaring heeft met het zelfstandig ondersteunen van een directeur, bestuurder of (plaatsvervangend) Directeur-Generaal binnen een ministerie of vergelijkbare overheidsorganisatie, waarbij sprake is van advisering, prioritering en afstemming op strategisch niveau.
• De mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring met het zelfstandig organiseren, coördineren en prioriteren van werkzaamheden in een dynamische omgeving, waarbij de kandidaat snel kan schakelen tussen verschillende belangen, deadlines en ad-hocverzoeken.
• De mate waarin de kandidaat aantoonbare ervaring heeft met het verwerken, beheren en bewaken van vertrouwelijke en politiek/bestuurlijk gevoelige informatie en hierbij zorgvuldig omgaat met integriteit, privacy en vertrouwelijkheid.
• De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het adviseren van management over de inrichting en verbetering van secretariaatsprocessen en fungeert als verbindende schakel tussen directie, medewerkers en interne/externe stakeholders.
• De mate waarin de kandidaat aantoonbare ervaring heeft met het professioneel werken met digitale managementondersteunende systemen, waaronder iBabs, Microsoft Word en Excel, en deze middelen effectief inzet voor verslaglegging, planning, documentbeheer en rapportages.

Competenties

• Klantgerichtheid.
• Omgevingbewustzijn.
• Stressbestendig.
• Accuraat werken.
• Initiatief.