Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP!!!!!!

De werkomgeving en opdracht

Informatiebeheer is eenpijler voor een betrouwbare en transparante overheid. Gemeente Almere streefternaar dat informatie steeds meer duurzaam toegankelijk is. Het gaat daarbij omhet ontvangen, registreren, verwerken, bewaren, beheren, beschikbaar stellen envernietigen of overbrengen van informatie. Door meer inzicht en overzicht tecreëren wordt informatie gebracht in een betere, meer geordende entoegankelijke staat en daarmee toekomstbestendiger.

Tussen 2019 en eind 2022 heeft een implementatietraject plaatsgevonden van Microsoft Teams, metonderliggend SharePoint en OneDrive. De bijpassende kwaliteitszorg en hetbeheer zijn echter nog niet goed genoeg ingeregeld. Ditheeft geleid tot de situatie er sprake is van een mismatch tussen wat degemeente nastreeft en de huidige status met als conclusie dat verbetering opvlak van Informatiebeheer binnen MS Teams nodig is.

De opdracht maakt onderdeel uit vanhet programma Informatiebeheer onder aansturing van de programmamanager.

De functie/opdracht

Als projectleider ben jeverantwoordelijk voor de volledige uitvoering van het verbetertraject MS Teamsbinnen gemeente Almere. Je start met een gedegen verkenning van de huidigesituatie en vertaalt de uitkomsten naar een concreet verbeterplan. Vervolgensstuur je de uitvoering daarvan aan.

De projectleider opereert binnenhet programma Informatiebeheer en rapporteert aan de programmamanager enstuurgroep. Nauwe samenwerking met ICT, Adviseurs Informatiebeheer (IBC) enbetrokken afdelingen is vereist. Het project maakt gebruik van bestaandeproject/portfoliostructuren, rapportageformats en besluitvormingsprocedures vande gemeente Almere. Budget en definitieve formatieomvang worden na deverkenningsfase in overleg vastgesteld. Hybride werken is mogelijk; fysiekeaanwezigheid op locatie Almere is vereist waar samenwerking of besluitvormingdit vraagt.

Op te leveren resultaten

Jevoert de verkenning uit naar de huidige inrichting, het gebruik en het beheervan MS Teams, SharePoint en OneDrive. Je brengt achterstanden, wildgroei,risico's en verbetermogelijkheden per organisatieonderdeel in kaart. Op basisdaarvan stel je een verbeterplan op met concrete maatregelen, planning, rollenen verantwoordelijkheden. Je richt de governance en beheerstructuur in,inclusief retentiebeleid, templatestructuur en gebruiksafspraken. Je stuurt ophet wegwerken van achterstanden volgens een vastgestelde prioritering. Jeontwikkelt een adoptieplan en communicatieaanpak om gedragsverandering teborgen. Je sluit het project af met een eindrapportage en overdracht van debeheerverantwoordelijkheid

 

Wie ben je?

Jebent een projectleider met kennis van en ervaring met gangbareprojectmethodieken (PRINCE2, agile/scrum). Je bent bereid volgens destandaarden van Almere projectmanagement uit te voeren. Je bent hierbij gewendte werken in complexe organisaties. Je combineert inhoudelijkekennis van informatiebeheer met een pragmatische aanpak. Je weet hoe jeachterstanden en wildgroei omzet in een beheersbaar plan en houdt koers ook alsde organisatie in beweging is. Je bent bij voorkeur thuis in de gemeentelijkecontext en begrijpt wat er nodig is om mensen mee te krijgen in eenveranderproces. Je levert niet alleen resultaten op, maar borgt ze ook in deorganisatie. Je werkt zelfstandig, maar zoekt actief de samenwerking op. Jehebt een HBO of WO opleiding afgerond die aansluit bij de aard en inhoud van deopdracht. Je beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring alsprojectleider bij organisatiebrede verandertrajecten, minimaal 2 afgerondeprojecten op het gebied van MS Teams en/of SharePoint en aantoonbare kennis vande Archiefwet.

Eisen

1.      Leiderschap: richt een projectteam in, stuurt het projectteameffectief aan, geeft richting, creëert duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden, creëert een omgeving waarin samenwerking, professionele inbreng van vakspecialisten en resultaten optimaal tot hun recht komen

2.      Kwaliteits- en compliance gerichtheid: Werkt in lijn met wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet enborgt kwaliteit gedurende het hele traject.

3.      Veranderkundig leiderschap: geeft organisatie breed richting aan verandering, creëert draagvlaken neemt medewerkers mee in de gewenste beweging.

4.      Plannen en organiseren: Stelt realistische planningen op, bewaakt de voortgang en houdt overzicht overmeerdere parallelle deeltrajecten en zorgt voor tijdige realisatie van resultaten.

5.      Samenwerken: Werkt effectief samen met uiteenlopende stakeholders van werkvloer tot bestuur en creëert draagvlak voor verandering.

6.      Omgevingssensitiviteit: Heeft inzicht in de formele en informele verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie en weet hier effectief op in te spelen.

7.      Initiatief nemen: Signaleert knelpunten en kansen, pakt deze proactief op en wacht niet af.

8.      Flexibiliteit: Past de aanpak aan op basis van uitkomsten van de verkenning en speelt in op wisselende prioriteiten binnen de organisatie.

9.      Overtuigen: Weet betrokkenen te motiveren voor het belang van goed informatiebeheer en brengt verbetervoorstellen overtuigend over.

10.  Doener(get-things-done): Combineert analytisch vermogen met een uitvoeringsgerichte instellingen zorgt dat plannen ook daadwerkelijk landen in de organisatie.