Doel functie
De Senior Teamleider Customer Care is verantwoordelijk voor het optimaal functioneren en ontwikkelen van de medewerkers in zijn team binnen het Customer Care Center. De Senior Teamleider is er verantwoordelijk voor dat zijn teamleden zich kunnen ontwikkelen naar een hoge mate van professionaliteit. Klantgerichtheid, commercial drive en efficiëntie in handelen zijn de onderliggende vaardigheden. De Senior Teamleider beschikt over een grote mate van zelfstandigheid en blijft pro-actief op de hoogte van de ontwikkelingen in het marktgebied. De Senior Teamleider stuurt het team op KPI’s zoals klanttevredenheid (NPS), First time right, bereikbaarheid, service levels, kwaliteit en afhandeltijd. De focus ligt op het met passie coachen en ontwikkelen van medewerkers. De Senior Teamleider is verantwoordelijk voor de prestatie van de medewerkers binnen het team.

Kerntaken
o Leidinggeven aan een team van medewerkers (ongeveer 20 direct reports op fulltime basis) binnen het Customer Care Center.
o Coachen, ontwikkelen van de kennis, vaardigheden en gedrag van de medewerkers in het team.
o Vervangen Manager Customer Care bij afwezigheid, bv vakanties .
o Afdelingsrapportages opstellen namens Manager Customer Care.
o Teamoverleg (met Teamleiders) voorzitten.
o Aanspreekpunt voor WFM en andere afdelingen.
o Deelname aan ketenoverleggen namens Manager Customer Care.
o Zorgdragen voor changemanagement bij verandering of vernieuwing. Zorgen voor een zachte landing, draagvlak en betrokkenheid binnen de afdeling.
o Coördinatie verantwoordelijk voor project: verkenning/ impactanalyse (ism BCM), implementatie, uitvoering, resultaten bewaken en bijsturen, nazorg
o Mentor voor junior teamleider (schaal 7), coachen van andere Teamleiders,inwerken
o Onboarding van nieuwe teamleiders en support-leden
o Meewerken/coördineren van Controls en auditbezoek aan CCC (DEKRA SEMH, key controls)
o Voortrekkersrol in end to end way of working project
o Verantwoordelijk voor in-, door- en uitstroom van personeel en de bijbehorende documentatie en vastlegging daarvan.
o Verantwoordelijk voor managen van verlof en ziekteverzuim.
o Verantwoordelijk voor een adequate en kostenefficiënte personeelsplanning.
o Sturen van medewerkers op afhandeltijd en beschikbaarheid.
o Faciliteren van de nodige randvoorwaarden voor het team om werkzaamheden optimaal uit te voeren (bijv. inlogcodes, headsets, efficiënte administratie, processen en procedures etc.).
o Zorgdragen dat leiderschap en coaching in balans blijft.
o Verkrijgen van inzicht in de belangrijkste cijfers (KPI’s) om dagelijkse aansturing van het team te optimaliseren .
o Verantwoordelijk voor het bewaken en behalen van de KPI’s van het team.
o Sturen op doelstellingen First time right percentage, klachtenpercentage, kosten per klantorder en klanttevredenheid (NPS) en rapporteren hierover.
o Indien relevant: aansturen op optimaal bestelgedrag van de klant.
o Teambijeenkomsten inplannen en deelnemen aan werkoverleg.
o Actief uitdragen van de cultuurwaarden en het zichtbaar motiveren van medewerkers individueel en het gehele team.
o In overleg met de Manager Customer Care het proactief initiëren of implementeren van werkwijzen ter verhoging van efficiency en effectiviteit in processen, systemen, procedures of producten.
o Voorbereiden en voeren van plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken.
o Inspringen bij dagelijks proces van de afdeling.

Scope team:
Aansturen van team in Nederland en Suriname
Ervaring met offshore samenwerking is een duidelijke pré

Functie-eisen
o HBO werk- en denkniveau
o Minimaal 3 jaar ervaring in het aansturen en begeleiden van medewerkers in de klantcontactbranche
o Aantoonbare werkervaring binnen Klantcontact
o Affiniteit met de zorg 
o Aantoonbare contactcenter-ervaring

Specifieke kennis- en vaardigheden
o Kennis van betreffende (deel) PMC/Marktgebied
o Kennis van specifieke klantcontact processen
o Ervaring met coaching on the job (Quality Monitoring)
o Kennis van Excel en Performance management systemen (zoals SuccessFactors)

Competenties
o Managementvaardigheden: plannen, coördineren, instrueren, stimuleren, motiveren, coachen, rapporteren, voortgang bewaken, delegeren, organiseren, ontwikkelen van anderen, veranderingen implementeren
o Coachend leidinggeven
o Assertiviteit/Weerbaarheid
o Communicatief zeer vaardig
o Gespreksvaardigheden
o Kunnen werken in teamverband
o Stressbestendig en empathisch vermogen
o Besef van kwaliteit- en commerciële belangen

Resultaatsgebieden/resultaten
Proces:
o Optimale bereikbaarheid
o juiste, tijdige en volledige registratie van (klantgerelateerde) gegevens in de daarvoor
bestemde systemen
o Roosterdiscipline
o Contactkwaliteit (mondeling en schriftelijk)
o Orderinvoerkwaliteit
o Afhandeltijd
o Doorlooptijd
o Conversie
o Productiviteit

Medewerkers/klant:
o Gemotiveerde, goed opgeleide en goed functionerende medewerkers
o Commercieel bewuste medewerkers
o Medewerkerstevredenheid
o Ziekteverzuim

KPI’s:
o Klanttevredenheid (NPS)
o Gewenst imago bij klant
o CES (customer effort score)
o First contact resolution
o Gesprekskwaliteit

Extra info
- 3 dagen per week op locatie

Aanvullende informatie

De opdrachtgever specifieke voorwaarden van Mediq zijn van toepassing op deze opdracht.

ZZP'ers die op deze opdracht worden geplaatst zullen worden gecontracteerd middels een modelovereenkomst die wordt afgesloten tussen Zelfstandige en HeadFirst. Voor leveranciers van ZZP'ers: in het geval u als leverancier een ZZP'er aanbiedt voor deze opdracht, en de ZZP'er wordt geplaatst, wordt er een margin only fee met u als leverancier opgesteld.

Voor deze opdracht geldt een verplichte beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een minimale dekking van € 1.000.000 per geval en € 2.500.000 per jaar. Deze verplichting voor deze verzekeringen ligt in het geval van een ZZP opdracht bij de zelfstandige, en in het geval van detachering van een professional in loondienst bij de leverancier.
Indien gewenst kunnen zowel zelfstandigen als leveranciers ervoor kiezen om deze verzekeringseis te ondervangen middels één van de Professional & Partner services van HeadFirst.

Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.