Voor opdrachtgevers

Het optimaliseren van het inhuurproces voor een flexibele schil is van groot belang voor bedrijven die regelmatig gebruikmaken van externe arbeidskrachten. Het proces kan vaak complex en tijdrovend zijn en kan leiden tot inefficiënties en hoge kosten als het niet goed georganiseerd is. In dit artikel bespreken we enkele tips en best practices voor het optimaliseren van het inhuurproces voor een flexibele schil.

Wat is een flexibele schil?

Allereerst belangrijk om te weten wat we bedoelen met de term “flexibele schil”. De term verwijst naar een groep tijdelijke of externe arbeidskrachten die een organisatie kan inzetten om te voldoen aan veranderende operationele behoeften. Deze arbeidskrachten zijn niet in vaste dienst bij de organisatie, maar worden meestal ingehuurd via tijdelijke arbeidscontracten, uitzendbureaus, detacheringsbureaus of freelance contracten.

De flexibele schil is bedoeld om de organisatie te helpen bij het opvangen van pieken in de vraag naar arbeidskrachten, om te reageren op veranderingen in de markt of om tijdelijke projecten uit te voeren. Het stelt organisaties in staat om snel te reageren op veranderende behoeften, zonder de verplichting om extra fulltime medewerkers in dienst te nemen en te onderhouden.

Hoe optimaliseer je het inhuurproces van jouw flexibele schil?

1. Centraliseer het inhuurproces

Een van de belangrijkste stappen in het optimaliseren van het inhuurproces voor een flexibele schil is het centraliseren van het proces. Dit betekent dat alle aanvragen voor externe arbeidskrachten via één centraal punt worden gedaan. Dit kan worden bereikt door het instellen van een centraal inhuurteam of een inkoopafdeling die verantwoordelijk is voor het hele inhuurproces. Door dit te doen, kan het proces beter worden gestroomlijnd en kunnen onnodige stappen en tussenpersonen worden geëlimineerd, waardoor de doorlooptijd wordt verkort.

2. Gebruik een MSP of VMS

Een andere manier om het inhuurproces te optimaliseren is door gebruik te maken van een Managed Service Provider (MSP) of een Vendor Management System (VMS). Een MSP is een externe organisatie die verantwoordelijk is voor het hele inhuurproces, inclusief sourcing, screening, selectie, contractering, onboarding en facturering van externe arbeidskrachten. Een VMS is een softwareplatform dat het inhuurproces stroomlijnt en automatiseert. Het biedt inzicht in de beschikbaarheid van externe arbeidskrachten, stelt rapportages op en maakt het mogelijk om snel te reageren op veranderende behoeften van de organisatie.

3. Werk samen met betrouwbare partners

Het werken met betrouwbare partners is essentieel voor het optimaliseren van het inhuurproces. Dit betekent dat je alleen samenwerkt met leveranciers die betrouwbaar zijn en voldoen aan je kwaliteits- en prestatiecriteria. Het is belangrijk om een goed contract te hebben waarin duidelijke afspraken worden gemaakt over tarieven, leveringsvoorwaarden, facturering en kwaliteitsborging. Door nauw samen te werken met betrouwbare partners, kunt u de kwaliteit van de geleverde diensten verbeteren, de doorlooptijd verkorten en de kosten beheersen.

4. Standaardiseer je processen

Een ander belangrijk aspect van het optimaliseren van het inhuurproces is het standaardiseren van je processen. Dit betekent dat je een set standaardprocedures implementeert die van toepassing zijn op alle externe arbeidskrachten die je inhuurt. Dit omvat onder meer het opstellen van een standaardaanvraagformulier, het definiëren van kwalificatiecriteria, het vaststellen van een standaardcontract en het definiëren van het onboardingproces. Door je processen te standaardiseren, kun je de efficiëntie verhogen.

Wil je weten hoe Striive je kan helpen bij het optimaliseren van je inhuurproces? Neem contact op met Sven via sven@striive.com  of bel naar+31 (0)880-182 600.

Als werkgever kan het een grote hulp zijn bij het aanpakken van tijdelijke drukte of het realiseren van specifieke projecten om externe medewerkers of freelancers in te huren. Freelancers zijn vaak flexibel en snel beschikbaar en kunnen een waardevolle aanvulling zijn op je team. Maar freelancers inhuren brengt ook een aantal compliance-risico’s met zich mee. In dit artikel bespreken we waar je rekening mee moet houden bij het werken met freelancers.  

Belangrijke verschillen tussen een werknemer of freelancer inhuren.

Ten eerste is het belangrijk om te weten dat een freelancer geen werknemer is, maar een zelfstandig ondernemer. Dit betekent dat er geen arbeidsovereenkomst tussen jou als werkgever en de freelancer bestaat. Hierdoor heeft de freelancer geen recht op verlof, ziekteverlof, een vast aantal vakantiedagen of pensioen. Dit betekent echter niet dat je als werkgever geen verantwoordelijkheden hebt. Zo moet je ervoor zorgen dat de werkomstandigheden veilig zijn en wil je controleren of je freelancer wel de juiste vergunningen en verzekeringen heeft. Daarnaast heb je ook te maken met goed opdrachtgeverschap. Het uitvoeren van een freelance opdracht is meestal zo rond de 6 maanden. 

Wet- en regelgeving 

Het is belangrijk om rekening te houden met de wet- en regelgeving rondom de arbeidsomstandigheden. Je voorkomt hiermee compliance risico’s en boetes.  Zo moet je ervoor zorgen dat de werkzaamheden van de freelancer voldoen aan de eisen van de Arbo-wetgeving. Ook een zelfstandige moet namelijk net als een werknemer veilig kunnen werken. Op deze manier voorkom je dat er sprake is van oneerlijke concurrentie. Daarnaast heb je natuurlijk de wet DBA en AVG waar je rekening mee moet houden. Voor meer informatie over compliance lees ons  artikel: compliant werken in 2023.    

Naast verschil in wet- en regelgeving zijn er bij het inhuren van een freelancer zaken die je wilt controleren voor aanvang van de opdracht. Een zelfstandige is zelf verantwoordelijk voor het afdragen van belastingen en het regelen van sociale verzekeringen. Als werkgever wil je daarom voordat de zelfstandige bij je start een ondernemerscheck uitvoeren. Op die manier weet je zeker dat de freelancer waar je mee werkt zijn zaken op orde heeft. Hierdoor voorkom je dat je in de problemen komt met de Belastingdienst. Striive voert voor de start van iedere opdracht een ondernemerscheck uit. We controleren hierbij ID documenten, KVK uittreksels maar kunnen hier verder in gaan bij vraag van de opdrachtgever. Denk hierbij aan controle van verzekeringen, VOG en opleidingen om te voldoen aan goed opdrachtgeverschap.  

Meerdere opdrachtgevers 

Tot slot is het belangrijk om te weten dat een freelancer ook voor andere opdrachtgevers werkt. Hierdoor kan het voorkomen dat de freelancer een andere opdracht aanneemt die tegelijkertijd met jouw opdracht plaatsvindt. Hierdoor is het belangrijk bij het inhuren van freelancers om vooraf afspraken te maken over werktijden. Zo zul je niet voor verrassingen komen te staan.