VERTAGE Privacy Statement – VERSIE 24-09-2026

1. Over dit Privacy Statement

Vertage en de bedrijven binnen de Vertage Group zetten zich in om uw privacy te beschermen en persoonlijke gegevens eerlijk, transparant en veilig te behandelen.

Dit Privacy Statement legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, verkrijgen, gebruiken, delen, bewaren en anderszins verwerken in verband met onze werving, personeelsbezetting, personeelsbeheer, consultancy, technologieplatform en gerelateerde diensten.

Het geldt waar je het volgende bent:

• een kandidaat, potentiële kandidaat of andere werkzoekende;
• een tijdelijke werker, uitzendkracht, aannemer, adviseur, zelfstandig professional of een andere persoon die een opdracht zoekt of uitvoert;
• een persoon die wordt geleverd door, of vertegenwoordigt, een wervingsleverancier of andere arbeidskrachtleverancier;
• een cliënt, potentiële cliënt of cliëntvertegenwoordiger;
• een leverancier, dienstverlener of zakenpartner;
• een referent, noodcontactpersoon, afhankelijke, begunstigde of vertegenwoordiger;
• een gebruiker van onze websites, applicaties, portalen of digitale platforms;
• een ontvanger van onze marketing-, evenement- of zakelijke communicatie; of
• Een andere persoon van wie we persoonsgegevens verwerken in verband met onze diensten of bedrijfsactiviteiten.

Deze kennisgeving moet worden gelezen samen met elk landspecifiek supplement (indien van toepassing), kandidaat-kennisgeving, mededeling van werknemers of medewerkers, platform-kennisgeving, cookie-kennisgeving, verzamelverklaring of andere privacy-informatie die wordt verstrekt wanneer wij persoonsgegevens verzamelen.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonlijke gegevens?

Het Vertage-bedrijf dat verantwoordelijk is voor uw persoonlijke gegevens hangt af van het merk, de website of het platform waarmee u interacteert, uw locatie, de geleverde dienst, het bedrijf dat u werft, in dienst neemt, in contact brengt of plaatst, en het bedrijf dat contracteert met de betreffende klant of leverancier.

Website

Voor de werking van deze website is de verwerkingsverantwoordelijke als volgt:

Vertage. Geregistreerd adres: Eerste verdieping, Mulberry House, 750 Capability Green, Luton, Bedfordshire, LU1 3LU, Engeland.

Andere groepsbedrijven en verwerkingsrollen

Een ander Vertage-groepsbedrijf kan optreden als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke of, waar de doeleinden en middelen van verwerking samen worden bepaald, als gezamenlijke verwerkingsaanhouder. In andere regelingen, waaronder bepaalde uitbesteding van wervingsprocessen of managed service-arrangementen, kan een Vertage-bedrijf persoonlijke gegevens verwerken op instructie van een klant in de rol als verwerker.

Waar nodig zullen wij informatie beschikbaar stellen over de essentiële kenmerken van elke gezamenlijke controller-regeling voor u.

3. Hoe contact met ons op te nemen

Vragen over deze Privacy Statement of de manier waarop wij persoonsgegevens gebruiken, kunnen worden gestuurd naar:

dpo@vertage.com.

Waar passend kunt u ook contact opnemen met de betreffende lokale groepsmaatschappij via de gegevens op onze pagina met groepsbedrijven.

4. Persoonlijke gegevens die we verzamelen

De persoonsgegevens die wij verzamelen hangen af van uw relatie met ons, de diensten die u gebruikt, de rol of opdracht die erbij betrokken is, de toepasselijke wetgeving en relevante vereisten van de cliënt.

4.1 Kandidaten

Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die nodig zijn om werving, werkzoektocht en gerelateerde arbeidsmarktdiensten te leveren aan kandidaten, potentiële kandidaten en werkzoekenden. Dit kan informatie omvatten die nodig is om uw geschiktheid te beoordelen, u te koppelen aan relevante kansen, sollicitaties te laten doorlopen, u kennis te laten maken met klanten en, waar van toepassing, eventuele werk, opdrachten, advies, opdracht of andere werkrelaties op te stellen en te beheren. Als u de informatie niet verstrekt die voor deze doeleinden nodig is, kunnen wij u mogelijk niet overwegen voor functies, uw sollicitatie niet verder laten vorderen of wervings- of werkzoekdiensten blijven aanbieden.

Persoonlijke gegevens die u ons rechtstreeks geeft

Dit kan onder meer zijn:

• uw naam, adres en contactgegevens;
• uw cv, werkverleden, kwalificaties, opleiding en training;
• informatie over uw vaardigheden, ervaring, certificeringen, licenties en professionele lidmaatschappen;
• uw huidige en verwachte salaris, salaris, voordelen, opzegtermijn, beschikbaarheid en werkvoorkeuren;
• informatie die u verstrekt in sollicitaties, sollicitatiebrieven, formulieren, vragenlijsten, toetsen of tijdens registratie;
• aantekeningen of opnames van interviews, vergaderingen, telefoongesprekken, videogesprekken of andere communicatie met ons, inclusief transcripties of opnames waarbij deze worden gebruikt;
• bankrekening-, belasting-, loonadministratie- of betalingsinformatie waar nodig voor een opdracht, opdracht of plaatsing; en
• Alle andere informatie die u kiest te verstrekken, zoals een foto, geboortedatum, nationaliteit, noodcontact of gegevens van de nabestaanden.

Gevoelige of speciale categorie-informatie

Indien wettelijk toegestaan, relevant en passend, mogen wij ook meer gevoelige informatie verzamelen en gebruiken, zoals:

• gezondheids-, invaliditeits- of medische informatie waar nodig om werkplekaanpassingen, ondersteuningsbehoeften of geschiktheid voor een bepaalde rol te overwegen;
• informatie over gelijkheid, diversiteit en inclusie, zoals etniciteit, geslacht, seksuele geaardheid, religie of andere diversiteitsgegevens, waar wettelijk toegestaan en meestal op vrijwillige basis;
• vaccinatie, gezondheidsscreening of arbeidsgezondheidsinformatie waar vereist voor specifieke functies, klantlocaties of wettelijke verplichtingen; en
• Strafblad, achtergrondcontrole of screening als dit legaal, proportioneel en relevant is voor de rol of opdracht.

Persoonlijke gegevens die we van andere bronnen ontvangen

We kunnen ook informatie over u verkrijgen van derden of openbaar beschikbare bronnen, waaronder:

• referenten, voormalige werkgevers, onderwijsinstellingen of beroepsverenigingen;
• screening, identiteitsverificatie, recht om te werken, kwalificatiecontrole of achtergrondcontrole;
• cliënten of potentiële cliënten die interviewfeedback, functie specifieke feedback of opdracht gerelateerde informatie geven;
• openbaar beschikbare professionele bronnen, zoals LinkedIn, vacaturebanken, professionele directories of online profielen;
• andere wervingsbureaus, managed service providers, outsourcing-aanbieders van wervingsprocessen, paraplubedrijven of personeelsleveranciers; en
• andere Vertage Group-bedrijven waar dit relevant is voor werving, werkzoeken, opdrachtbeheer of aanverwante diensten.

Persoonlijke gegevens die worden verzameld wanneer u onze websites, platforms of systemen gebruikt

• Wanneer u interactie heeft met onze websites, apps, portalen, online wervingssystemen of marketingcommunicatie, kunnen wij technische en gebruiksinformatie verzamelen, zoals:
• IP-adres, apparaatidentificaties en locatie-informatie;
• browsertype, besturingssysteem, apparaatdetails en netwerkinformatie;
• data, tijden en gegevens van uw toegang tot onze websites, platforms of online diensten;
• cookie-, tracking- en toestemmingsinformatie, waar van toepassing;
• gegevens van bekeken pagina's, gezocht of bekeken vacatures, gestarte of ingediende sollicitaties, geselecteerde links en interacties met onze online diensten; en
• betrokkenheidsinformatie uit e-mails of marketingcommunicatie, zoals of een bericht is afgeleverd, geopend of geselecteerd.

Algemene opmerking

De bovenstaande categorieën zijn bedoeld om de soorten persoonsgegevens te beschrijven die we kunnen verwerken en zijn niet uitputtend. De informatie die we verzamelen hangt af van uw relatie met ons, de diensten die u gebruikt, de rol of opdracht die erbij betrokken is, toepasselijke wettelijke vereisten, klantvereisten en de keuzes die u maakt bij het contact met ons.

4.2 Werknemers, aannemers, adviseurs en zelfstandige professionals

• documentatie voor dienstverband, betrokkenheid, overdracht en contract;
• informatie over loonadministratie, belasting, pensioen, bankrekening, betalingen en uitkeringen;
• urenstaten, aanwezigheid, onkosten, verlof, beschikbaarheid en locatiegegevens;
• prestaties, gedrag, klachten, klachten en disciplinaire informatie;
• gezondheids- en veiligheids-, ongevallen-, incident- en verzekeringsinformatie;
• apparatuur-, toegangs-, rekening- en beveiligingsgegevens;
• trainings-, accreditatie- en compliance-gegevens;
• bedrijfs-, registratie-, belasting- en verzekeringsinformatie voor onafhankelijke professionals; en
• Noodcontact, informatie over afhankelijke en begunstigden. 

4.3 Klant- en potentiële klantcontacten

• naam en professionele contactgegevens;
• werving, middelen en personeelsbehoeften;
• inkoop-, contract-, facturatie- en rekeninginformatie;
• aanvragen, vergaderingen, communicatie, dienstverlening en feedback;
• marketingvoorkeuren, deelname aan evenementen en inhoudsinteresses;
• openbaar beschikbare professionele informatie; en
• Website, e-mail en campagnebetrokkenheid.

4.4 Leveranciers, personeelsleveranciers en zakenpartners

• zakelijke contacten, rol- en organisatiegegevens;
• contractering, facturering, betaling en bankinformatie;
• due diligence-, belasting-, verzekerings- en nalevingsinformatie;
• gegevens van de aangeboden professionals en geautoriseerde gebruikers;
• dienst-, vergader-, communicatie- en klachtendossiers; en
• informatie over gebouw, platform, rekening en systeemtoegang.

4.5 Gebruikers van websites, applicaties en platforms

• IP-adres en een schatting locatie die hieruit is afgeleid;
• apparaat-, browser-, besturingssysteem- en netwerkinformatie;
• bekeken pagina's, geselecteerde links, zoekopdrachten, verwijzende website, data, tijden en bezoekduur;
• cookie-, toestemmings-, advertentie- en apparaatidentificaties;
• formulierinzendingen, accountregistratie en profielinformatie;
• inloggen, authenticatie, chat en ondersteuningsinteracties; en
• beveiligings-, diagnose-, gebeurtenis- en auditgegevens.

Meer informatie over cookies en vergelijkbare technologieën is te vinden in onze Cookie-Kennisgeving op Cookie Notice | Vertage

4.6 Noodcontacten en andere personen

Wanneer een ander persoon ons uw gegevens geeft, kunnen wij uw naam, contactgegevens, relatie met die persoon, referentie- of noodinformatie en andere redelijkerwijs noodzakelijke informatie verzamelen voor het opgegeven doel. De persoon die uw gegevens verstrekt, moet u vertellen dat hij dit heeft gedaan.

5. Waar wij persoonsgegevens vandaan halen

We kunnen persoonsgegevens verkrijgen:

• rechtstreeks van jou;
• wanneer u onze websites, applicaties, portalen of platforms gebruikt;
• van kandidaten, werknemers, referenten, noodcontacten of vertegenwoordigers;
• van klanten, potentiële klanten, leveranciers en arbeidskrachtaanbieders;
• van vacaturebanken, professionele netwerken, cv-databases en wervingsbronnen;
• uit openbaar beschikbare bronnen en professionele profielen;
• van voormalige werkgevers, onderwijsinstellingen, scheidsrechters en beroepsorganisaties;
• van aanbieders van screening, identiteit, recht op werk, beoordeling en verificatie;
• van overheids-, belasting-, immigratie-, wetshandhavings- of regelgevende instanties;
• van andere Vertage-bedrijven;
• via business development en marketingplatforms, waaronder HubSpot;
• via wervings- en arbeidsmarktplatforms, waaronder het door ons gehanteerde platform; en
• Van technologische systemen die gebruiks-, beveiligings-, matching-, workflow- of auditinformatie genereren.

Waar wettelijk verplicht, zullen wij relevante privacy-informatie verstrekken nadat we uw persoonlijke gegevens van een andere bron hebben verworven, tenzij er een uitzondering van toepassing is.

6. Hoe en waarom we persoonsgegevens gebruiken

De onderstaande tabel beschrijft onze belangrijkste doelen en de juridische grondslagen waarop doorgaans wordt beroepen onder de Britse en EER-gegevensbeschermingswetgeving. Andere wettelijke grondslagen of lokale bepalingen kunnen in andere landen van toepassing zijn.

Doel	Typische informatie	Typische juridische basis van het VK/EER
Kandidaatregistratie en aanmeldingen	Identiteit, contact, cv, kwalificaties, voorkeuren en sollicitatiegeschiedenis	Uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang
Kandidaatzoektocht en eerste contact	Professioneel profiel, ervaring, publieke bron- en contactinformatie	Uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang
Zoeken, matchen en aanbevelen	Vaardigheden, ervaring, beschikbaarheid, locatie, voorkeuren en rolcriteria	Gerechtvaardigd belang; stappen vóór het contract
Kandidaatpresentatie en selectie	CV, functiegerelateerde details, beoordelingen en observaties van recruiters	Gerechtvaardigd belang; contract
Talentenpools en toekomstige kansen	Contact, cv, vaardigheden, voorkeuren en betrokkenheidsgeschiedenis	Gerechtvaardigd belang; toestemming waar vereist
Personeels- of ondernemer administratie	Informatie over contract, opdracht, loonadministratie, belasting, tijd, aanwezigheid en betalingen	Uitvoering overeenkomst; wettelijke verplichting
Right-to-work, identiteit en screening	Identiteit, immigratie, kwalificaties, integriteit en screeningsresultaten	Wettelijke verplichtingen; gerechtvaardigd belang; toepasselijke bijzondere voorwaarden
Werkplekaanpassingen en beroepsondersteuning	Gezondheids-, invaliditeits- en aanpassingsinformatie	arbeidsrechtelijke verplichtingen; aanzienlijk algemeen belang; expliciete toestemming waar passend
Platform- en marktdiensten	Account, profiel, applicaties, offertes, contracten en platformactiviteit	Uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang
Klantservice en relatiebeheer	Zakelijke contacten, communicatie, vereisten en dienstrecords	Uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang
Leveranciers- en personeelsleveranciersbeheer	Contacten, contracten, betalingen, due diligence en informatie over geleverde werknemers	Uitvoering overeenkomst; wettelijke verplichtingen; gerechtvaardigd belang
Marketing, evenementen en bedrijfsontwikkeling	Professionele contacten, voorkeuren, betrokkenheid en interesses	Toestemming of gerechtvaardigd belang, onderworpen aan het recht van directe marketing
Website-operatie, formulieren en beveiliging	Apparaat-, netwerk-, account-, formulier-, toestemmings- en auditinformatie	Gerechtvaardigd belang; wettelijke verplichting; toestemming waar vereist
Analytics, rapportage en serviceverbetering	Gebruik, interactie, operationele en geaggregeerde informatie	Toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van technologie en jurisdictie
Fraudepreventie en informatiebeveiliging	Identiteit, toegang, apparaat, netwerk en auditinformatie	Gerechtvaardigd belang; wettelijke verplichting
Juridische claims, klachten en audits	Relevante operationele, contractuele en communicatiegegevens	Gerechtvaardigd belang; juridische aanspraken; wettelijke verplichting
Vennootschapstransacties en herstructurering	Relevante bedrijfs-, due diligence- en operationele gegevens	Gerechtvaardigd belang; wettelijke verplichting
AI-ondersteunde werving en administratie	Rolcriteria, kandidaat, communicatie en operationele informatie	Gerechtvaardigd belang, uitvoering van de overeenkomst of een andere passende grond, onderhevig aan beoordeling

Waar wij vertrouwen op legitieme belangen, kunnen deze het leveren en ontwikkelen van wervings- en personeelsdiensten, het identificeren van geschikte professionals, het inspelen op de behoeften van cliënten, het onderhouden van zakelijke relaties, het beschermen van systemen, het voorkomen van fraude, het verbeteren van diensten, het beheren van de groep en het uitoefenen of verdedigen van wettelijke rechten omvatten. Wij wegen deze belangen af tegen de rechten, belangen en redelijke verwachtingen van de betrokkenen.

Als informatie wettelijk of contractueel vereist is, of nodig is om een overeenkomst aan te gaan, zullen wij de gevolgen uitleggen van het niet verstrekken ervan waar deze nog niet duidelijk zijn.

7. Speciale categorie, strafblad en andere gevoelige informatie

Afhankelijk van de jurisdictie kan gevoelige informatie bestaan uit raciale of etnische afkomst, religieuze of filosofische overtuigingen, politieke opvattingen, vakbondslidmaatschap, gezondheids- of handicapinformatie, seksuele geaardheid, genetische of biometrische informatie, strafrechtelijke beschuldigingen of veroordelingen, overheidsidentificaties en financiële rekeninginformatie.

Wij verwerken dergelijke informatie alleen wanneer een aanvullende wettelijke voorwaarde van toepassing is, bijvoorbeeld wanneer verwerking noodzakelijk is voor arbeids- en sociale beschermingswetgeving, het substantieel algemeen belang, arbeidsgezondheid, juridische claims of een andere wettelijk toegestane concessie. Wij gebruiken expliciete toestemming alleen waar deze passend, vrij gegeven en daadwerkelijk intrekbaar is.

Informatie over strafblad en achtergrondscreening wordt alleen verwerkt waar rechtmatig, relevant en proportioneel tot de rol, opdracht, cliëntvereiste of wettelijke verplichting.

8. Wervingstechnologie, matching en kunstmatige intelligentie

We gebruiken technologie om te helpen bij het leveren van werving, personeels- en platformservices. Afhankelijk van de dienst kan technologie helpen bij het doorzoeken van kandidatendossiers, het identificeren van potentieel relevante ervaring, het afstemmen van functiecriteria met profielen, het organiseren van sollicitaties, het detecteren van duplicaten, het maken van samenvattingen, het plannen van communicatie, het identificeren van onvolledige informatie, het detecteren van fraude of beveiligingsrisico's, het transcriberen van goedgekeurde interacties, het kruiscontroleren van informatie en het analyseren van de prestaties van de dienst.

Waar we AI of geautomatiseerde tools gebruiken, passen we proportionele governance, due diligence, toegangscontroles, testen, dataminimalisatiemaatregelen en menselijk toezicht toe. We beoordelen materiële risico's, waaronder nauwkeurigheid, vooringenomenheid, verklaarbaarheid, veiligheid, vertrouwelijkheid en het effect op individuen.

Materiële beslissingen

Wij nemen geen beslissingen die juridische of vergelijkbaar significante gevolgen hebben voor kandidaten of werknemers uitsluitend via geautomatiseerde middelen. Technologie kan ons personeel ondersteunen, maar een passend bevoegde persoon blijft betrokken bij materiële werving, plaatsing, betrokkenheid en screeningsbeslissingen.

Als we uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming invoeren die juridische of vergelijkbaar significante gevolgen heeft, zullen we specifieke informatie geven over de beslissing, de belangrijkste factoren en logica, waarschijnlijke gevolgen, toepasselijke juridische basis en de beschikbare rechten op menselijke interventie, een mening uiten en de uitkomst aanvechten.

9. HubSpot en andere systemen

9.1 HubSpot

We kunnen HubSpot gebruiken om professionele en zakelijke contacten, websiteformulieren en -vragen, klant- en potentiële klantrelaties, marketingcommunicatie, communicatievoorkeuren, live chat, vergaderingsbesprekingen, evenementen, contentdownloads, campagnerapporten en website-betrokkenheid te beheren.

Afhankelijk van onze configuratie kan HubSpot namen, professionele contactgegevens, organisatie- en rolinformatie, correspondentie, formulierantwoorden, marketingvoorkeuren, IP-adressen, apparaatinformatie, website-activiteit en cookie- of trackingidentificaties verwerken. Optionele trackingtechnologieën worden alleen gebruikt in overeenstemming met toepasselijke cookie- en elektronische marketingvereisten.

9.2 Overige wervings- en arbeidsmarktplatforms

We kunnen andere wervings-, werkzoek- en workforce management-platforms gebruiken om kandidaat- of professionele registratie, vacature- en opdrachtaanvragen, profielbeheer, matching, onboarding, contractering, opdrachtadministratie, urenstaten, documentafhandeling, communicatie met werknemers en gerelateerde arbeidsprocessen te ondersteunen.

Afhankelijk van het platform en hoe het is geconfigureerd, kunnen deze systemen identiteits- en contactinformatie, account- en inloggegevens, cv's of professionele profielen, werkgeschiedenis, ervaring, vaardigheden, kwalificaties, sollicitatie-informatie, rol- en toewijzingsvoorkeuren, onboarding- en right-to-work-documentatie, communicatie, plaatsings- en toewijzingsgegevens, urenstaten, beschikbaarheid, platformactiviteiten, auditgegevens en informatie die wordt gegenereerd via matching, workflow- of administratieprocessen verwerken.

9.3 Andere dienstverleners en systemen

We kunnen aanbieders inzetten die sollicitantentracking, kandidaatrelatiebeheer, salarisadministratie, facturering, identiteits- en right-to-work-controles, screening, beoordelingen, video-interviews, elektronische handtekeningen, documentbeheer, cloudhosting, communicatie, vacatureadvertenties, sourcing, webhosting, analytics, beveiliging, personeels- en leveranciersbeheer, business intelligence en AI-ondersteunde productiviteit of administratie ondersteunen.

We kunnen belangrijke aanbieders identificeren waar dit materieel helpt bij transparantie.

10. Directe marketing en communicatie

Wij kunnen informatie sturen over diensten, evenementen, inzichten, vacatures of zakelijke kansen waar u toestemming heeft gegeven, waar de toepasselijke wetgeving communicatie binnen een bestaande relatie toestaat, of waar wij vertrouwen op legitieme belangen en de elektronische marketingwetgeving die benadering toestaat.

U kunt op elk moment afmelden via de optie afmelden in een marketingmail, waarbij u uw voorkeuren kunt wijzigen door contact met ons op te nemen via onze pagina voor groepsbedrijven. Uitstappen voor marketing voorkomt geen communicatie met diensten, contractuele, juridische, beveiligings- of administratieve communicatie.

We kunnen meten of een e-mail wordt afgeleverd, geopend of geselecteerd, en campagne-betrokkenheidsinformatie gebruiken om communicatie te verbeteren, waar toegestaan en onderhevig aan vereiste keuzes of toestemming.

11. Met wie delen we persoonlijke gegevens?

We kunnen persoonlijke gegevens delen met:

• Vertage-groepsbedrijven;
• cliënten en potentiële cliënten;
• managed service, outsourcing van wervingsprocessen en workforce partners;
• wervingsleveranciers en andere aanbieders van professionals;
• aanbieders van loonadministratie, pensioen, voordelen en betalingen;
• aanbieders van screening, identiteit, recht op werk en beoordeling;
• technologie-, hosting-, communicatie-, analyse- en cybersecurityproviders;
• professionele adviseurs, accountants, verzekeraars, banken en financiële instellingen;
• overheids-, belasting-, immigratie-, wetshandhavings- en regelgevende autoriteiten;
• rechtbanken, tribunalen en juridische vertegenwoordigers;
• partijen die betrokken zijn bij een fusie, overname, financiering, herstructurering of verkoop; en
• andere ontvangers waar u ons opdracht geeft of toestemming geeft om informatie te delen of waar de wet dat toestaat of vereist.

Wij eisen dat verwerkers die handelen op onze instructies persoonsgegevens beschermen en deze uitsluitend voor geautoriseerde doeleinden gebruiken. Cliënten, werkgevers, leveranciers, verzekeraars en andere organisaties kunnen optreden als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken waarbij zij hun eigen doeleinden en middelen bepalen. Hun eigen privacyverklaringen zijn van toepassing op die verwerking.

12. Internationale doorgifte

Vertage opereert internationaal. Persoonsgegevens kunnen daarom worden geraadpleegd van, overgedragen naar of opgeslagen in landen buiten het land waar ze zijn verzameld.

Waar overdrachtsbeperkingen van toepassing zijn, gebruiken wij een passend mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, de EU Standard Contract Clauses, de UK International Data Transfer Agreement of UK Addendum, bindende bedrijfsregels, een goedgekeurd certificeringskader, een ander goedgekeurd mechanisme of een wettelijk toegestane uitzondering.

Waar passend beoordelen wij de wetten en praktijken van de bestemming en nemen aanvullende technische, contractuele of organisatorische maatregelen door. Informatie over toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd via de bovenstaande contactgegevens, onder voorbehoud van legitieme vertrouwelijkheids- en beveiligingsbeperkingen.

13. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang nodig voor de doeleinden die in deze kennisgeving worden beschreven, waaronder het leveren van diensten voor werving, werkzoeken, personeels-, platform- en gerelateerde diensten, en om te voldoen aan juridische, regelgevende, fiscale, loonadministratie, boekhouding, immigratie, audit, verzekering, contractuele en geschiloplossingsvereisten.

De bewaartermijnen variëren afhankelijk van het type informatie, onze relatie met u, de betreffende dienst, toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen, wettelijke verplichtingen, klantvereisten en lokale wetgeving. Zo worden gegevens van kandidaten en werkzoekers meestal beperkt bewaard na uw laatste betekenisvolle contact met ons, terwijl documenten met betrekking tot opdrachten, loonadministratie, belasting, right-to-work-controles, screening, contracten, audits, klachten of juridische claims langer kunnen worden bewaard.

Omdat we in meerdere landen opereren, kunnen de retentieperiodes verschillen per rechtsgebied, waaronder België, Nederland, het Verenigd Koninkrijk en andere regio's. Waar lokale wetgeving, cliëntenvereisten of een landspecifieke kennisgeving een andere retentieperiode vereist, passen wij de relevante lokale eis toe.

Wanneer persoonlijke gegevens niet langer nodig zijn, zullen we deze verwijderen, anonimiseren, beperken of veilig archiveren in overeenstemming met onze bewaarnormen en de toepasselijke wetgeving. We kunnen beperkte informatie bewaren waar nodig om opt-out verzoeken te respecteren, suppressielijsten bij te houden, naleving te bewijzen, geschillen te behandelen of fraude te voorkomen.

14. Veiligheid

Wij gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onwettige toegang, accidenteel verlies, misbruik, wijziging, vernietiging of ongeautoriseerde openbaarmaking. Maatregelen kunnen toegangscontroles, authenticatie, encryptie, netwerkbeveiliging, logging, monitoring, veilige ontwikkeling, personeelstraining, due diligence van leveranciers, incidentbeheer, veerkracht en regelingen voor bedrijfscontinuïteit omvatten.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Je moet redelijke voorzichtigheid betrachten bij het elektronisch verzenden van informatie en bij het gebruik van online accounts.

15. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de toepasselijke wet en onder voorbehoud van wettelijke voorwaarden of uitzonderingen, kunt u mogelijk rechten hebben op:

• informatie ontvangen over onze verwerking;
• toegang krijgen tot persoonlijke gegevens die wij over u hebben;
• correctie, onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens;
• verzoek om verwijdering (met wettige uitzonderingen)
• beperken van bepaalde verwerking
• bezwaar tegen verwerking op basis van legitieme belangen;
• op elk moment bezwaar maken tegen directe marketing;
• toestemming intrekken, zonder eerdere wettige verwerking te beïnvloeden;
• bepaalde informatie in een draagbaar formaat ontvangen;
• menselijke interventie verkrijgen en bepaalde geautomatiseerde beslissingen uitdagen; en
• Dien een klacht in bij ons team voor gegevensbescherming of een toezichthouder op het gebied van gegevensbescherming.

Om een recht uit te oefenen, neem contact op met de Global Data Protection Officer van dpo@vertage.com.

We kunnen informatie opvragen die redelijkerwijs noodzakelijk is om de identiteit te verifiëren, het verzoek te verduidelijken en relevante documenten te vinden.

Wanneer een Vertage-bedrijf alleen als verwerker voor een klant optreedt, kunnen wij het verzoek indien van toepassing doorverwijzen of doorsturen naar de relevante controller.

16. Klachten en toezichthoudende bevoegdheden

We moedigen u aan eerst contact met ons op te nemen zodat wij uw vraag kunnen onderzoeken en beantwoorden. U kunt ook een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit die verantwoordelijk is voor uw locatie of bij het betreffende Vertage-bedrijf.

Verenigd Koninkrijk: Kantoor van de Informatiecommissaris - https://ico.org.uk.

Europese Economische Ruimte - Contact | Europese Gegevensbeschermingsraad.

Nederland - Contact met de AP | Autoriteit Persoonsgegevens

België - Contact | Gegevensbeschermingsautoriteit

17. Kinderen en jongere aanvragers

Onze diensten zijn doorgaans niet gericht op kinderen. Waar we wettelijk leerwerkplaatsen, werkervaringsmogelijkheden of andere diensten met jongeren aanbieden, zullen we leeftijdsadequate informatie en waarborgen bieden en waar wettelijk vereist een ouder of voogd betrekken.

18. Websites en diensten van derden

Onze websites en platforms kunnen linken naar websites, platforms en diensten die door andere organisaties worden beheerd. Deze organisaties beheren hun eigen privacypraktijken. U dient hun privacygegevens te controleren voordat u persoonlijke gegevens verstrekt.

19. Wijzigingen in dit Privacy Statement

We kunnen dit Privacy Statement bijwerken om wijzigingen in onze organisatie, diensten, systemen, technologieën of wettelijke verplichtingen weer te geven. De huidige versie zal op deze pagina worden gepubliceerd. Wanneer een wijziging materieel is, kunnen we aanvullende kennisgeving geven via onze website, platform, e-mail of een ander passend kanaal.