Aanleiding  Voor het RIVM zoeken wij een procesadviseur die, in opdracht van P&O en in samenwerking met  afdeling Financiën, een uniforme, rechtmatige en goed uitvoerbare werkwijze ontwikkelt voor het treffen van personele voorzieningen bij uitdiensttreding van medewerkers. Het gaat om situaties waarin medewerkers recht (kunnen) hebben op onder andere WW, WIA, doorbetaling loon bij ziekte en transitie- of beëindigingsvergoedingen (bijvoorbeeld bij VSO of reorganisatie). De werkwijze moet voldoen aan relevante wet- en regelgeving(financieel/comptabel, ADR, audit) en AVG/privacy kaders, en moet praktisch hanteerbaar zijn voor alle betrokken afdelingen.
Doel van de opdracht

De procesadviseur:
•    Brengt het huidige proces voor personele voorzieningen bij uitdiensttreding in kaart.
•    Bepaalt samen met inhoudelijke experts van P&O en FP&C welke informatie minimaal noodzakelijk is om personele voorzieningen rechtmatig en controleerbaar te kunnen treffen.
•    Ontwerpt een end-to-end proces dat beschrijft hoe uitdiensttredingen gesignaleerd worden, hoe wordt beoordeeld of een voorziening nodig is, welke informatie wanneer wordt aangeleverd, en hoe boeking, mutaties en controles plaatsvinden.
•    Legt de rol- en taakverdeling vast tussen de betrokken partijen.
•    Ontwikkelt praktische hulpmiddelen (zoals een uniforme checklist, formats voor overzichten en korte werkinstructies) waarmee de werkwijze structureel kan worden toegepast binnen alle domeinen.
•    Doet een voorstel voor de structurele borging en periodieke controle van personele voorzieningen (inclusief verwerking van onttrekkingen, vrijval en late kosten).
De opdracht richt zich op een toekomstbestendige werkwijze die uitgaat van minimale maar voldoende gegevensvastlegging, tijdige informatievoorziening richting domeincontrollers en uniforme toepassing binnen het RIVM.•    Uitvoeren van een korte analyse van de bestaande werkwijze en informatiestromen bij personele voorzieningen.
•    Organiseren en begeleiden van werksessies met P&O, P&O support/Personeelsinfo, FP&C/domeincontrollers en waar nodig ADR/AVG/juridisch.
•    Opstellen van een gezamenlijke procesbeschrijving “Werkwijze personele voorzieningen bij uitdiensttreding medewerker”, inclusief:
o    processtappen van signalering tot en met boeking en mutaties;
o    rol- en verantwoordelijkheidsverdeling;
o    overzicht van minimale informatie per type uitdiensttreding (WW, WIA, VSO, reorganisatie).
•    Ontwikkelen van:
o    één uniforme checklist/template voor benodigde informatie per casus;
o    formats voor overzichten (bijv. lijst uitdiensttredingen, status voorzieningen);
o    praktische werkinstructies
•    Opstellen van een korte notitie over:
o    omgaan met vertrouwelijke en privacygevoelige informatie (zoals VSO’s) binnen het proces;
o    aansluiting op ADR-/auditvereisten en comptabele regels;
o    inrichting van mutaties (onttrekkingen, vrijval) en periodieke controles.
•    Opstellen van een beknopt implementatie- en borgingsplan (stappenplan, communicatie, eventuele training/instructie).
De opdrachtnemer voert de werkzaamheden zelfstandig uit, op basis van eigen expertise, en stemt inhoudelijke keuzes af met aangewezen aanspreekpunten vanuit P&O.

Eisen\Wensen

•    Afgeronde relevante HBO- of WO-opleiding, bij voorkeur op het gebied van bedrijfskunde, organisatiekunde, bestuurskunde, economie/financiën en/of HRM.

•    Aantoonbare ervaring (bijv. minimaal 5 jaar) met procesontwerp en organisatieadvies binnen (semi)publieke organisaties.
•    Ervaring met het inrichten van processen op het snijvlak van HR/P&O en financiën/control.
•    Kennis van of ervaring met voorzieningen, financiële verslaglegging of audit/ADR-eisen is een duidelijke pré.
•    Ervaring met het vertalen van wet- en regelgeving (o.a. AVG, financiële richtlijnen) naar praktische werkprocessen.

Competenties

•    Sterk analytisch vermogen en procesmatig denken.
•    In staat om belangen van verschillende afdelingen te verbinden en tot een gedragen oplossing te komen.
•    Communicatief sterk, kan werksessies effectief faciliteren en keuzes helder vastleggen.
•    Resultaatgericht, gestructureerd en zelfstandig werkend.
•    Omgevingsbewust en in staat om complexe materie begrijpelijk en praktisch te maken.